एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें?

यहाँ कुछ तरीके दिए गए हैं एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करें विंडोज 11/10 पर। बहुत सारे उपयोगकर्ताओं ने अपनी एक्सेल वर्कबुक के बड़े आकार के कारण समस्याओं का सामना करने की सूचना दी है। फ़ाइल लोड करते समय, एक्सेल धीमा या ठंडा रहता है। विशाल फ़ाइल आकार भी फ़ाइल को दूसरों के साथ साझा करने में कठिनाई पैदा करता है। अब, कई कारक आपकी एक्सेल फ़ाइल का आकार बढ़ा सकते हैं। आइए जानते हैं इन कारणों के बारे में।

मेरी एक्सेल फ़ाइल का आकार इतना बड़ा क्यों है?

मुख्य कारणों में से एक आपकी शीट में उच्च-गुणवत्ता वाली छवियां जोड़ी गई हैं। इसके अलावा, जब आप पिवट टेबल जोड़ते हैं तो ऑटो-जनरेट होने वाला पिवट कैश बड़े आकार की एक्सेल फाइलों के पीछे एक और कारण होता है। इसके अन्य कारणों में अतिरिक्त स्वरूपण, बहुत अधिक डेटा, एम्बेडेड ऑब्जेक्ट और एक कार्यपुस्तिका में जोड़े गए बहुत सारे वर्कशीट शामिल हैं।

एक्सेल फ़ाइल के आकार को कैसे कम करें?

यदि आपकी एक्सेल वर्कबुक का आकार बहुत बड़ा है, तो आप एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए नीचे दी गई युक्तियों और युक्तियों का उपयोग कर सकते हैं:

अपनी स्प्रेडशीट को एक्सेल बाइनरी वर्कबुक के रूप में सेव करें।
अनावश्यक कार्यपत्रकों, डेटा और अप्रयुक्त फ़ार्मुलों को हटा दें।
जोड़ी गई छवि फ़ाइलों को संपीड़ित करें।
अपनी एक्सेल फाइल के साथ पिवट कैश को स्टोर न करें।
अपनी कार्यपुस्तिका से स्वरूपण निकालें।
घड़ी हटाएं।
समर्पित टूल का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल को संपीड़ित करें।

1] अपनी स्प्रैडशीट को एक्सेल बाइनरी वर्कबुक के रूप में सहेजें

आपकी एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए हम जो पहली युक्ति साझा करना चाहते हैं, वह कार्यपुस्तिका को XLS या XLSX प्रारूप के बजाय एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (XLSB) प्रारूप में सहेजना है। यह स्वरूप कार्यपुस्तिका को बहुत कम आकार में सहेजता है क्योंकि यह XML-आधारित स्वरूप की तुलना में बाइनरी स्वरूप में डेटा सहेजता है।

ध्यान दें कि XLS और XLSX प्रारूप अधिक व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले प्रारूप हैं और अधिकांश तृतीय-पक्ष स्प्रेडशीट प्रोग्राम के साथ काम करते हैं। हालाँकि, यदि आप केवल Microsoft Excel या XSLB प्रारूप का समर्थन करने वाले अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ फ़ाइल का उपयोग कर रहे हैं तो बाइनरी प्रारूप ठीक है।

अपनी स्प्रैडशीट को एक्सेल बाइनरी वर्कबुक के रूप में सहेजने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

सबसे पहले, स्रोत एक्सेल फ़ाइल खोलें और पर क्लिक करें फ़ाइल> विकल्प> सहेजें विकल्प।
अब, आउटपुट स्वरूप को सेट करें एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (.xlsb) और दबाएं बचाना बटन।

2] अनावश्यक वर्कशीट, डेटा और अप्रयुक्त फ़ार्मुलों को हटा दें

आप अनावश्यक कार्यपत्रकों को हटाने का भी प्रयास कर सकते हैं जिनमें आपकी कार्यपुस्तिका से कोई प्रासंगिक या महत्वपूर्ण डेटा नहीं है। नीचे से शीट टैब पर राइट-क्लिक करें और डिलीट विकल्प चुनें। इसके अलावा, आप अपनी एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए अवांछित डेटा और फ़ार्मुलों को भी साफ़ कर सकते हैं।

3] जोड़ी गई छवि फ़ाइलों को संपीड़ित करें

अपनी एक्सेल फ़ाइल के आकार को और कम करना चाहते हैं? ठीक है, अपनी स्प्रैडशीट में जोड़ी गई छवि फ़ाइलों को संपीड़ित करने का प्रयास करें। उच्च रिज़ॉल्यूशन वाली छवियां Excel कार्यपुस्तिका के फ़ाइल आकार को बढ़ाती हैं। इसलिए, एम्बेडेड छवियों के आकार को कम करें और यह स्वचालित रूप से एक्सेल फ़ाइल के आकार को कम कर देगा।

यह कैसे करना है:

आभासी स्मृति कम

सबसे पहले, अपनी एक्सेल फाइल में एक इमेज चुनें और जाएं चित्र टैब।
अब, पर क्लिक करें चित्रों को संपीड़ित करें एडजस्ट ग्रुप के तहत बटन।
अगला, टिक करें केवल इस चित्र पर लागू करें (अपनी आवश्यकता के अनुसार चयन करें) और चित्रों के काटे गए क्षेत्रों को हटाएं चेकबॉक्स।
उसके बाद, पर क्लिक करें डिफ़ॉल्ट संकल्प का प्रयोग करें संकल्प के तहत विकल्प।
अंत में दबाएं ठीक आपकी सभी छवियों को संपीड़ित करने के लिए बटन।

पढ़ना: एक्सेल एक ही समय में एक ही नाम से दो कार्यपुस्तिकाएँ नहीं खोल सकता है .

4] पिवट कैश को अपनी एक्सेल फाइल के साथ स्टोर न करें

एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने के लिए आप अपनी कार्यपुस्तिका से पिवट कैश को भी हटा सकते हैं। जब आप अपनी कार्यपुस्तिका में एक पिवट टेबल बनाते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से एक पिवट कैश बनाता है जो मूल रूप से डेटा स्रोत की प्रतिकृति को संग्रहीत करता है। जबकि यह प्रक्रिया के दौरान मददगार होता है, यह फ़ाइल का आकार बढ़ाता है। तो, आप अपनी एक्सेल वर्कबुक का फ़ाइल आकार कम करने के लिए पिवट कैश को हटा सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, अपनी पिवट तालिका में एक सेल पर क्लिक करें और फिर पर जाएं पिवोट टेबल विश्लेषण टैब। अब, PivotTable समूह के अंतर्गत, चुनें विकल्प और ले जाएँ आंकड़े दिखाई देने वाली संवाद विंडो में टैब। अगला, कॉल किए गए विकल्पों को अनचेक करें फ़ाइल के साथ स्रोत डेटा सहेजें और फ़ाइल खोलते समय डेटा ताज़ा करें .

एक्सेल कार्यपुस्तिका के फ़ाइल आकार को कम करने के लिए और युक्तियों की आवश्यकता है? अगले टिप पर जाएँ।

देखना: एक्सेल शीट से मेटाडेटा कैसे निकालें ?

5] अपनी कार्यपुस्तिका से स्वरूपण हटाएं

यदि संभव हो, तो आप Excel फ़ाइल के आकार को कम करने के लिए अपनी स्प्रैडशीट से फ़ॉर्मेटिंग निकाल सकते हैं। आपकी कार्यपुस्तिका को अधिक व्यापक और सूचनात्मक बनाने के लिए स्वरूपण उपयोगी है। हालाँकि, यह फ़ाइल का आकार भी काफी बढ़ा देता है। इसलिए, यदि आपके पास सभी स्वरूपण को हटाने का विकल्प है, तो ऐसा करें, और यह स्वचालित रूप से बड़ी एक्सेल वर्कबुक के फ़ाइल आकार को कम कर देगा।

ऐसा करने के लिए, आप होम टैब पर जा सकते हैं और पर क्लिक कर सकते हैं साफ़> स्पष्ट प्रारूप संपादन समूह के तहत विकल्प। यह चयनित सेल से फ़ॉर्मेटिंग को हटा देगा।

पढ़ना: मुफ्त सॉफ्टवेयर और ऑनलाइन टूल का उपयोग करके पीडीएफ फाइलों को बैच कंप्रेस करें .

6] वॉच हटाएं

एक्सेल एक वॉच विंडो प्रदान करता है जिसका उपयोग करके आप आसानी से निरीक्षण, ऑडिट, या सूत्र गणना की पुष्टि कर सकते हैं और कई कार्यपत्रकों वाली बड़ी कार्यपुस्तिका में परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। हालाँकि, यह आपकी फ़ाइल का आकार बढ़ा सकता है। इसलिए, जब आप घड़ियों का काम पूरा कर लें, तो आप उन्हें निकाल सकते हैं।

Excel में किसी घड़ी को हटाने के लिए, पर जाएँ सूत्रों टैब और पर क्लिक करें विंडो देखें विकल्प। अब, जोड़ी गई घड़ियों का चयन करें और दबाएं घड़ी हटाएं बटन।

7] समर्पित टूल का उपयोग करके एक्सेल फ़ाइल को संपीड़ित करें

यदि एक्सेल फ़ाइल के आकार को मैन्युअल रूप से कम करना थकाऊ लगता है, तो हम तीसरे पक्ष के टूल का उपयोग करने की सलाह देते हैं। बहुत सारे ऑनलाइन टूल और डेस्कटॉप एप्लिकेशन हैं जो एक्सेल फाइलों सहित विभिन्न प्रकार की फाइलों के आकार को कम करने में आपकी मदद करते हैं। यदि आप एक मुफ्त की तलाश कर रहे हैं, तो हम इसका उपयोग करने की सलाह देंगे क्लिपकंप्रेस . यह एक अच्छा ऑनलाइन टूल है जिसके उपयोग से आप XLS और XLSX फाइलों के आकार को कम कर सकते हैं।

मुझे उम्मीद है कि यह पोस्ट आपको एक्सेल फाइलों के आकार को कम करने में मदद करेगी।

कौन सा सॉफ्टवेयर एक्सेल फाइल साइज को कम करता है?

यदि आप एक्सेल फ़ाइल के आकार को ऑफ़लाइन कम करना चाहते हैं, तो आप डेस्कटॉप एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं। कुछ फ़ाइल कंप्रेशन सॉफ़्टवेयर हैं जो आपको एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने देते हैं। कुछ का नाम लेने के लिए, आप Sobolsoft द्वारा NXPowerLite या Excel फ़ाइल का आकार कम करने वाले सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। ये ट्रायल वर्जन के साथ पेड सॉफ्टवेयर हैं। यदि आप एक्सेल फ़ाइल आकार को कम करने के लिए एक मुफ़्त टूल चाहते हैं, तो WeCompress या ClipCompress जैसे मुफ़्त ऑनलाइन टूल का उपयोग करें।

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अब पढ़ो: Word दस्तावेज़ के आकार को कैसे संपीड़ित और कम करें ?