ईमेल कैसे संग्रहीत करें और Outlook में संग्रहीत ईमेल कैसे पुनर्प्राप्त करें

एक आईटी विशेषज्ञ के रूप में, मुझसे अक्सर पूछा जाता है कि ईमेल को कैसे संग्रहित किया जाए और आउटलुक में संग्रहीत ईमेल को पुनः प्राप्त किया जाए। यहां दोनों को कैसे करना है इसका एक त्वरित अवलोकन है। आउटलुक में ईमेल्स को आर्काइव करने के लिए, आपको सबसे पहले एक आर्काइव फोल्डर बनाना होगा। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर नया फ़ोल्डर चुनें। फोल्डर को 'आर्काइव' (या जो भी आप चाहते हैं) नाम दें और ओके पर क्लिक करें। एक बार जब आप आर्काइव फोल्डर बना लेते हैं, तो आप ईमेल को उसमें ले जाना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उन ईमेल का चयन करें जिन्हें आप संग्रहीत करना चाहते हैं, फिर क्लिक करें और उन्हें संग्रह फ़ोल्डर में खींचें। वैकल्पिक रूप से, आप चयनित ईमेल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और मूव > आर्काइव चुन सकते हैं। संग्रहीत ईमेल पुनर्प्राप्त करने के लिए, केवल संग्रह फ़ोल्डर में जाएं और उस ईमेल पर डबल-क्लिक करें जिसे आप खोलना चाहते हैं। आप ईमेल पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और ओपन चुन सकते हैं।

आज व्यक्तियों, कंपनियों आदि के बीच ई-मेल का निरंतर आदान-प्रदान होता है, जिसके कारण हमारे मेलबॉक्सों में पत्रों की मात्रा में वृद्धि हुई है। बड़ी संख्या में ईमेल का प्रबंधन करना और उन्हें हर बार प्राप्त करना कठिन हो गया है। इस प्रकार, इस समस्या को हल करने के लिए, अवधारणा ईमेल संग्रह उठी। आइए देखें कि यह क्या है और आप Microsoft Outlook 2019/2016 में किसी ईमेल को कैसे संग्रहीत कर सकते हैं।

ईमेल संग्रह क्या है

ईमेल संग्रह एक ईमेल प्रबंधन प्रक्रिया है जो आपके ईमेल को व्यवस्थित रूप से संसाधित और संग्रहीत करती है। यह बिना किसी डेटा हानि के आपके डेटा को स्थायी रूप से संग्रहीत और सुरक्षित रखता है। आम तौर पर, जब आप किसी ईमेल को संग्रहित करते हैं, तो वह आपके इनबॉक्स से हटाए बिना और किसी फ़ोल्डर में संग्रहीत किए बिना गायब हो जाता है संग्रह फ़ोल्डर . वे ईमेल जिन्हें आप हटाना नहीं चाहते हैं क्योंकि भविष्य में आपको उनकी आवश्यकता हो सकती है, उन्हें संग्रहीत किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो, तो संग्रह फ़ोल्डर में सभी ईमेल पुनर्स्थापित किए जा सकते हैं ताकि महत्वपूर्ण सामग्री खो न जाए। संग्रह ईमेल को नेटवर्क मेल सर्वर से आपके स्थानीय कंप्यूटर पर ले जाता है।

आउटलुक में ईमेल कैसे आर्काइव करें

खुला माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण , पर क्लिक करें शुरू बटन और नीचे स्क्रॉल करें आउटलुक खोलो इसे।

अपने इनबॉक्स में जाएं और वह ईमेल खोलें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं। जब आपका मेल खुलेगा तो आप देखेंगे पुरालेख अपने मेलबॉक्स के शीर्ष पर मेनू बार में।

ईमेल संग्रहित करें और आउटलुक में संग्रहीत ईमेल प्राप्त करें

प्रेस पुरालेख और आप देखेंगे कि आपका ईमेल आपके इनबॉक्स से गायब हो गया है। आपको ऐसे सभी ईमेल मिलेंगे पुरालेख वह फ़ोल्डर जिसे आप बाएँ फलक में देखते हैं। उन्हें देखने के लिए संग्रह फ़ोल्डर पर क्लिक करें।

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आउटलुक में ईमेल कैसे भेजें

आप ऊपर दिए गए खोज बॉक्स में उस विशिष्ट ईमेल को खोज सकते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं। आप ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार नवीनतम से सबसे पुराने तक क्रमबद्ध कर सकते हैं। आप ईमेल को तिथि, आकार, विषय, महत्व, श्रेणियों आदि के अनुसार भी व्यवस्थित कर सकते हैं।

आउटलुक में ईमेल को कैसे आर्काइव करें