विंडोज़ पर वर्ड में दस्तावेज़ों को कैसे सहयोग और साझा करें

जब दस्तावेज़ों पर सहयोग करने की बात आती है, तब भी Microsoft Word स्वर्ण मानक है। Word दस्तावेज़ों को अन्य लोगों के साथ साझा करने और उन पर कार्य करने का तरीका यहां बताया गया है. पहली चीज़ें पहले: इससे पहले कि आप किसी दस्तावेज़ पर सहयोग करना शुरू कर सकें, आपको इसे OneDrive या SharePoint जैसी क्लाउड स्टोरेज सेवा में सहेजना होगा। इस तरह, हर कोई जिसे दस्तावेज़ पर काम करने की आवश्यकता है, वह इसे अपने डिवाइस से एक्सेस कर पाएगा। एक बार जब दस्तावेज़ क्लाउड में सहेज लिया जाता है, तो इसे वर्ड में खोलें और ऊपरी-दाएं कोने में 'साझा करें' बटन पर क्लिक करें। यह एक विंडो खोलेगा जहां आप अन्य लोगों को दस्तावेज़ देखने या संपादित करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। यदि आप केवल किसी और को दस्तावेज़ देखने देना चाहते हैं, तो 'एक लिंक प्राप्त करें' बटन पर क्लिक करें और फिर चुनें कि क्या आप एक लिंक उत्पन्न करना चाहते हैं जिसे कोई भी देख सकता है या केवल Microsoft खाते वाले लोग देख सकते हैं। लिंक को कॉपी करें और जिसे भी दस्तावेज़ देखने की आवश्यकता है, उसे भेजें। यदि आप किसी और को दस्तावेज़ संपादित करने देना चाहते हैं, तो 'लोगों को आमंत्रित करें' बटन पर क्लिक करें और उनके ईमेल पते दर्ज करें। आप उन्हें यह बताने के लिए एक संदेश भी जोड़ सकते हैं कि आप उनसे दस्तावेज़ के साथ क्या करवाना चाहते हैं। एक बार जब आप कर लें, तो 'भेजें' बटन पर क्लिक करें और उन्हें दस्तावेज़ के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा। इसके लिए यही सब कुछ है! बस कुछ ही क्लिक के साथ, आप किसी के साथ आसानी से दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं जिसके साथ आपको सहयोग करने की आवश्यकता है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एकाधिक रचनाकारों को एक ही समय में दस्तावेज़ पर काम करने की अनुमति देने के लिए अपनी सहयोग सुविधाओं में सुधार किया है। यह उपयोगकर्ता को OneDrive पर एक फ़ाइल साझा करने और यह देखने की अनुमति देता है कि कौन उस पर काम कर रहा है, और यहां तक ​​कि प्रश्न में दस्तावेज़ तक आसान पहुंच के लिए अन्य उपयोगकर्ताओं को भेजने के लिए एक लिंक भी प्राप्त करता है।

सहयोग कई कार्य परिवेशों में अच्छे दस्तावेज़ निर्माण का एक प्रमुख घटक है। में अधिकांश अन्य सुविधाओं के विपरीत माइक्रोसॉफ्ट वर्ड , सहयोग टूल का उपयोग करना थोड़ा कठिन है. हालाँकि, यह शानदार विशेषता उपयोगकर्ता को वास्तविक समय में यह देखने की अनुमति देती है कि किसी अन्य व्यक्ति ने दस्तावेज़ में क्या परिवर्तन किए हैं।

Microsoft Word में दस्तावेज़ों को सहयोग और साझा करें

आइए देखें कि आप Microsoft Word दस्तावेज़ों को कैसे सहयोग, संपादित, सह-संपादित और साझा कर सकते हैं।

1] इससे पहले कि आप फ़ाइल साझाकरण सेट अप करें, सुनिश्चित करें कि आपके पास अपने OneDrive खाते में एक साझा फ़ोल्डर है। दूसरी ओर, आप 'का उपयोग कर सकते हैं। जनता ”, जो आपके लिए डिफ़ॉल्ट रूप से मौजूद है।

2] अगर आपको अपना खुद का अकाउंट चाहिए, तो Word खोलें और पर क्लिक करें फ़ाइल विकल्प। फाइल मेन्यू में आपको क्लिक करना होगा के रूप रक्षित करें और तब जोड़ना पी फीता . 'स्थान जोड़ें' आपको उन सेवाओं के विकल्प देगा जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, जैसे कि SharePoint या OneDrive।

3] आपके द्वारा चुने गए विकल्प के लिए दिखाई देने वाली लॉगिन स्क्रीन को पूरा करें। एक बार जब आप काम पूरा कर लेते हैं, तो नया स्थान Word में 'इस रूप में सहेजें' विकल्प के अंतर्गत दिखाई देगा। सेव करने के बाद आप क्लिक करके फाइल को शेयर कर सकते हैं फ़ाइल विकल्प और फिर शेयर करना विकल्प और आप विकल्प चुनते हैं लोगों के साथ साझा करें या मैं लोगों को आमंत्रित करें .

4] एक फ़ाइल को आमंत्रित करने और साझा करने के लिए, आपको उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करने और जोड़ने होंगे जिन्हें आप साझा करना चाहते हैं, और फिर उन्हें अपनी फ़ाइल के लिए एक लिंक भेजें। ऐसा तब होगा जब आप क्लिक करेंगे शेयर करना और 'गेट शेयरिंग लिंक' चुनें। एक बार जब आप अपने ईमेल पते दर्ज कर लेते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि क्या आप चाहते हैं कि आपके सहकर्मी फ़ाइल को संपादित करें या केवल देखें।

5] यदि आप चुनते हैं संपादन करना विकल्प, आप अपने सहयोगियों को अपने दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार देते हैं। आप और वे लोग जिनके साथ आपने फ़ाइल साझा की है, इसमें परिवर्तन कर सकते हैं। हालाँकि, में देखना विकल्प, दूसरी पार्टी आपकी फाइल को सुरक्षित बनाने के लिए कोई बदलाव नहीं कर सकती है।

पॉप-अप विंडो इंगित करेगी कि क्या कोई आपके दस्तावेज़ का संपादन कर रहा है, और हाइलाइट किया गया भाग उन परिवर्तनों को दिखाएगा जो दूसरों ने आपकी फ़ाइल में किए हैं।

आप उपयोगकर्ता नाम पर राइट-क्लिक करके और उपयोगकर्ता हटाएं विकल्प चुनकर लोगों को हटा सकते हैं। यदि आप किसी सहकर्मी को फ़ाइल बदलने देते हैं और फिर अपना विचार बदलते हैं, तो आप उस कर्मचारी के लिए अनुमति बदल सकते हैं। सूची में कार्यकर्ता के नाम पर राइट-क्लिक करें और 'देखने के लिए अनुमति बदलें' चुनें। आप कार्यकर्ता को फ़ाइल को देखने का अवसर देने के बाद उसे संशोधित करने का अधिकार देकर दूसरे तरीके से भी जा सकते हैं।

जब आप पोस्ट करना समाप्त कर लें, तो आप बस स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में स्थित 'X' पर क्लिक कर सकते हैं।

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स्रोत : कार्यालय.com .