एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गणना कैसे करें?

क्या आप एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की संख्या को तुरंत गिनने का कोई प्रभावी तरीका ढूंढ रहे हैं? शब्दों को मैन्युअल रूप से गिनना समय लेने वाला और थकाऊ हो सकता है, लेकिन सही तकनीक के साथ, आप एक्सेल कॉलम में शब्दों को आसानी से गिन सकते हैं। इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की संख्या को तुरंत गिनने के लिए COUNTIF सूत्र का उपयोग कैसे करें। हम बेहतर सटीकता और गति के लिए फ़ॉर्मूले के उपयोग को अनुकूलित करने के बारे में कुछ युक्तियाँ और तरकीबें भी साझा करेंगे।

एक्सेल में विशिष्ट शब्दों को गिनना सरल है। ऐसा करने के लिए आप COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। ऐसे:

• चरण 1: वह शब्द दर्ज करें जिसे आप सेल में गिनना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, सेल A1 में Apple दर्ज करें।
• चरण 2: उस कॉलम का चयन करें जिसमें वे शब्द हैं जिन्हें आप गिनना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, कॉलम बी चुनें.
• चरण 3: उस सेल में सूत्र =COUNTIFS(B:B,A1) दर्ज करें जहां आप परिणाम प्रदर्शित करना चाहते हैं।
• चरण 4: परिणाम प्रदर्शित करने के लिए एंटर दबाएं।

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एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती

एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों को गिनने का तरीका जानना कई अलग-अलग प्रकार के डेटा विश्लेषण के लिए एक उपयोगी कौशल हो सकता है। एक्सेल की शक्तिशाली डेटा-हैंडलिंग क्षमताएं आपको कॉलम में शब्दों को तुरंत गिनने में मदद कर सकती हैं, जिससे आपको शब्दों के पीछे की संख्याओं की बेहतर समझ मिलती है। यह आलेख समझाएगा कि एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती कैसे करें।

चरण 1: डेटा तैयार करें

एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती में पहला कदम डेटा तैयार करना है। सभी डेटा एक ही कॉलम में होना चाहिए, और इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए इसे स्वरूपित किया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा आपकी आवश्यकता के अनुसार व्यवस्थित है, आप एक्सेल के फ़ॉर्मेटिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं।

अगला कदम शब्दों की गिनती के लिए एक सूत्र बनाना है। कॉलम में किसी विशिष्ट शब्द के प्रकट होने की संख्या को तुरंत गिनने के लिए आप Excel के COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। इस फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, आपको वह कॉलम निर्दिष्ट करना होगा जिसे आप खोजना चाहते हैं, वह शब्द जिसे आप गिनना चाहते हैं और खोज के लिए मानदंड निर्दिष्ट करना होगा।

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चरण 2: फॉर्मूला बनाएं

एक बार जब आप डेटा तैयार कर लेते हैं और फॉर्मूला बना लेते हैं, तो अब आप इसका उपयोग यह गिनने के लिए कर सकते हैं कि कॉलम में कोई विशिष्ट शब्द कितनी बार दिखाई देता है। ऐसा करने के लिए, उस सेल का चयन करें जहां आप उत्तर दिखाना चाहते हैं और सूत्र दर्ज करें। सूत्र कुछ इस तरह दिखना चाहिए: =COUNTIF(A1:A100,Word). इस उदाहरण में, A1:A100 उन कोशिकाओं की श्रेणी है जिन्हें आप खोजना चाहते हैं, और Word वह शब्द है जिसे आप गिनना चाहते हैं।

चरण 3: फॉर्मूला चलाएँ

एक बार जब आप सूत्र बना लेते हैं, तो अब आप इसे यह गिनने के लिए चला सकते हैं कि कॉलम में शब्द कितनी बार दिखाई देता है। ऐसा करने के लिए, बस एंटर दबाएं और परिणाम चयनित सेल में दिखाई देगा। परिणाम यह होगा कि कॉलम में शब्द कितनी बार दिखाई देगा।

चरण 4: परिणामों का विश्लेषण करें

एक बार जब आप सूत्र चला लें, तो अब आप परिणामों का विश्लेषण कर सकते हैं। आप कॉलम में डेटा के बारे में अधिक जानने और कॉलम में शब्दों के बारे में निष्कर्ष निकालने के लिए परिणामों का उपयोग कर सकते हैं।

चरण 5: फॉर्मूला समायोजित करें

अंत में, यदि आप यह गिनना चाहते हैं कि कॉलम में कोई भिन्न शब्द कितनी बार दिखाई देता है, तो आप सूत्र को समायोजित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बस सूत्र में शब्द बदलें और इसे फिर से चलाएँ।

एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती के लिए युक्तियाँ

कुछ युक्तियाँ हैं जो एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती को आसान और अधिक सटीक बनाने में मदद कर सकती हैं। सबसे पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सही परिणाम दे रहा है, फ़ॉर्मूले की दोबारा जाँच अवश्य करें। दूसरा, आप एक साथ कई कॉलम में शब्दों को गिनने के लिए COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। अंत में, आप डेटा को विज़ुअलाइज़ करने और विश्लेषण करना आसान बनाने के लिए एक चार्ट बना सकते हैं।

सामान्य समस्याओं का निवारण

कुछ सामान्य समस्याएं हैं जो एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की गिनती करते समय उत्पन्न हो सकती हैं। यदि सूत्र सही परिणाम नहीं दे रहा है, तो ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि डेटा सही ढंग से स्वरूपित नहीं किया गया है या सूत्र गलत है। इसके अतिरिक्त, यदि परिणाम सटीक नहीं हैं, तो ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि डेटा में टाइपो या अन्य त्रुटियां हैं। यदि आप इनमें से किसी भी समस्या का सामना करते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सही है, सूत्र और डेटा की दोबारा जांच करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

प्रश्न 1: एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों को गिनने की विधि क्या है?

उत्तर: एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की संख्या गिनने का सबसे आसान तरीका COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करना है। यह फ़ंक्शन निर्दिष्ट श्रेणी में उन कक्षों की संख्या की गणना करके काम करता है जो आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों से मेल खाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप ऐप्पल शब्द वाले सेल की संख्या गिनना चाहते हैं, तो आप ऐप्पल पर मानदंड सेट कर सकते हैं और फ़ंक्शन इस शब्द वाले सेल की संख्या लौटा देगा। इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स COUNTIF(रेंज, मानदंड) है। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं, और मानदंड वह शब्द या वाक्यांश है जिसे आप खोजना चाहते हैं।

प्रश्न 2: COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करने का क्या लाभ है?

उत्तर: COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करने का लाभ यह है कि यह सरल और कुशल है। इसे स्थापित करना आसान है, और यह निर्दिष्ट शब्द या वाक्यांश वाले कक्षों की संख्या की सटीक गणना देता है। इसमें एक साथ कई शब्दों या वाक्यांशों को गिनने में सक्षम होने के साथ-साथ कई कॉलम या श्रेणियों में शब्दों को गिनने में सक्षम होने का अतिरिक्त लाभ भी है।

प्रश्न 3: काउंटिफ़ फ़ंक्शन कैसे काम करता है?

उत्तर: COUNTIF फ़ंक्शन निर्दिष्ट श्रेणी में उन कोशिकाओं की संख्या की गणना करके काम करता है जो आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों से मेल खाती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप ऐप्पल शब्द वाले सेल की संख्या गिनना चाहते हैं, तो आप ऐप्पल पर मानदंड सेट कर सकते हैं और फ़ंक्शन इस शब्द वाले सेल की संख्या लौटा देगा। इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स COUNTIF(रेंज, मानदंड) है। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं, और मानदंड वह शब्द या वाक्यांश है जिसे आप खोजना चाहते हैं।

प्रश्न 4: COUNTIF फ़ंक्शन के लिए सिंटैक्स क्या है?

उत्तर: COUNTIF फ़ंक्शन का सिंटैक्स COUNTIF (रेंज, मानदंड) है। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं, और मानदंड वह शब्द या वाक्यांश है जिसे आप खोजना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप ऐप्पल शब्द वाले सेल की संख्या गिनना चाहते हैं, तो आप ऐप्पल पर मानदंड सेट कर सकते हैं और फ़ंक्शन इस शब्द वाले सेल की संख्या लौटा देगा।

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प्रश्न 5: आप एक साथ अनेक शब्दों या वाक्यांशों को कैसे गिनते हैं?

उत्तर: एक साथ कई शब्दों या वाक्यांशों को गिनने के लिए, आप COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह फ़ंक्शन COUNTIF फ़ंक्शन के समान कार्य करता है, लेकिन आपको एकाधिक मानदंड सेट करने की अनुमति देता है। इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स COUNTIFS(रेंज1, क्राइटेरिया1, रेंज2, क्राइटेरिया2, आदि) है। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं, और मानदंड वह शब्द या वाक्यांश है जिसे आप खोजना चाहते हैं। आप जितने चाहें उतने मानदंड निर्धारित कर सकते हैं, और फ़ंक्शन सभी मानदंडों वाले कक्षों की संख्या लौटाएगा।

प्रश्न 6: आप अनेक स्तंभों या श्रेणियों में शब्दों की गिनती कैसे करते हैं?

उत्तर: एकाधिक कॉलम या श्रेणियों में शब्दों को गिनने के लिए, आप SUMPRODUCT फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह फ़ंक्शन आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों से मेल खाने वाली प्रत्येक श्रेणी में कोशिकाओं की संख्या की गणना करके काम करता है। इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स SUMPRODUCT(रेंज1, क्राइटेरिया1, रेंज2, क्राइटेरिया2, आदि) है। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें आप गिनना चाहते हैं, और मानदंड वह शब्द या वाक्यांश है जिसे आप खोजना चाहते हैं। आप जितने चाहें उतने मानदंड निर्धारित कर सकते हैं, और फ़ंक्शन सभी मानदंडों वाले सभी कक्षों का योग लौटाएगा।

एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों को गिनना सही टूल के बिना एक कठिन काम हो सकता है। हालाँकि, COUNTIF() फ़ंक्शन की सहायता से, अपने कॉलम में शब्दों की संख्या को तुरंत मिलान करना पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है। इस आलेख में उल्लिखित चरणों का पालन करके, आप एक्सेल कॉलम में विशिष्ट शब्दों की घटनाओं को आसानी से गिनने में सक्षम होंगे।