क्या आप SharePoint फ़ोल्डर में अपने संवेदनशील डेटा को सुरक्षित रखने का आसान और सुरक्षित तरीका ढूंढ रहे हैं? पासवर्ड सुरक्षा आपकी संवेदनशील फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को अवांछित पहुंच से सुरक्षित रखने का एक प्रभावी तरीका है। इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि किसी SharePoint फ़ोल्डर को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित रखा जाए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके दस्तावेज़ सुरक्षित रहें, आपको क्या कदम उठाने होंगे। हम आपके SharePoint फ़ोल्डरों के लिए मजबूत पासवर्ड बनाने और प्रबंधित करने की सर्वोत्तम प्रथाओं पर भी चर्चा करेंगे। इस आलेख के अंत तक, आपके पास अपने SharePoint फ़ोल्डरों को पासवर्ड से सुरक्षित रखने के लिए आवश्यक सभी जानकारी होगी।
किसी SharePoint फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित करने के चरण:
- SharePoint साइट पर लॉग इन करें और वह फ़ोल्डर खोलें जिसे आप सुरक्षित करना चाहते हैं।
- 'सेटिंग्स' बटन (गियर आइकन) का चयन करें और 'इसके साथ साझा किया गया' चुनें।
- 'उन्नत' टैब चुनें और 'अनुमतियाँ प्राप्त करना बंद करें' चुनें।
- सभी मौजूदा अनुमतियाँ हटाने के लिए 'अद्वितीय अनुमतियाँ हटाएँ' चुनें।
- 'अनुमतियाँ प्रदान करें' चुनें और 'विकल्प दिखाएँ' पर क्लिक करें।
- 'नए उपयोगकर्ता के बारे में डेटा दर्ज करें' चुनें और उस उपयोगकर्ता या समूह का नाम दर्ज करें जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं।
- उस प्रकार की पहुंच का चयन करें जिसे आप उपयोगकर्ता को देना चाहते हैं (अर्थात् पढ़ें, योगदान करें, आदि)।
- अनुमतियाँ सहेजने के लिए 'बनाएँ' चुनें।
पासवर्ड संरक्षित शेयरपॉइंट फ़ोल्डर क्या है?
पासवर्ड से सुरक्षित शेयरपॉइंट फ़ोल्डर एक ऐसा फ़ोल्डर है जो पासवर्ड से सुरक्षित होता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही उस तक पहुंच प्राप्त कर सकें। इस प्रकार के फ़ोल्डर का उपयोग संवेदनशील जानकारी या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जिन्हें आम जनता द्वारा नहीं देखा जाना चाहिए। इसका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी किया जा सकता है कि केवल कुछ लोगों के पास ही कुछ फ़ाइलों या फ़ोल्डरों तक पहुंच हो।
अंतिम उपयोगकर्ता लॉगऑन विंडोज़ 7 को अक्षम करें
पासवर्ड से सुरक्षित शेयरपॉइंट फ़ोल्डर आमतौर पर व्यावसायिक वातावरण में उपयोग किए जाते हैं जहां डेटा सुरक्षा महत्वपूर्ण होती है। उनका उपयोग व्यक्तिगत स्थितियों में भी किया जा सकता है जहां कोई व्यक्ति कुछ फ़ाइलों या दस्तावेज़ों को निजी रखना चाहता है।
किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित रखें
चरण 1: अपने शेयरपॉइंट खाते में लॉग इन करें।
चरण 2: उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप पासवर्ड से सुरक्षित करना चाहते हैं।
चरण 3: पृष्ठ के शीर्ष पर स्थित प्रबंधित करें बटन पर क्लिक करें।
चरण 4: ड्रॉप-डाउन मेनू से अनुमतियाँ चुनें।
चरण 5: अनुमति स्तर मेनू से उपयोगकर्ता जोड़ें चुनें।
पाद लेख जोड़ने के लिए कैसे
चरण 6: जिस उपयोगकर्ता को आप जोड़ना चाहते हैं उसका उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दर्ज करें।
चरण 7: उपयोगकर्ता और पासवर्ड को सहेजने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।
चरण 8: अनुमति स्तर मेनू से पासवर्ड प्रोटेक्ट का चयन करें।
चरण 9: पासवर्ड फ़ील्ड में वांछित पासवर्ड दर्ज करें।
चरण 10: पासवर्ड सहेजने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।
शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित रखने के लाभ
किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित रखने से कई लाभ मिलते हैं, जैसे:
- बढ़ी हुई सुरक्षा: किसी फ़ोल्डर की सुरक्षा करने वाला पासवर्ड यह सुनिश्चित करता है कि केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही उसमें संग्रहीत जानकारी तक पहुंच सकते हैं।
- डेटा सुरक्षा: किसी फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित करके, आप उसमें संग्रहीत डेटा को अनधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा एक्सेस किए जाने से बचा सकते हैं।
- पहुंच में आसानी: पासवर्ड होने से, अधिकृत उपयोगकर्ता आसानी से फ़ोल्डर तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं, हर बार एक लंबा और जटिल पासवर्ड दर्ज किए बिना।
निष्कर्ष
शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित करना संवेदनशील डेटा और दस्तावेज़ों की सुरक्षा बढ़ाने का एक शानदार तरीका हो सकता है। ऊपर बताए गए चरणों का पालन करके, आप शेयरपॉइंट में जल्दी और आसानी से एक पासवर्ड-सुरक्षित फ़ोल्डर बना सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
शेयरप्वाइंट क्या है?
शेयरपॉइंट माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित एक वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जिसे कंपनियों और संगठनों को उनकी फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह दस्तावेज़ों और अन्य सामग्री को संग्रहीत करने, साझा करने और सहयोग करने का एक सुरक्षित और व्यवस्थित तरीका प्रदान करता है। शेयरपॉइंट वर्कफ़्लो प्रबंधन, डेटा गवर्नेंस और रिपोर्टिंग जैसी सुविधाएँ भी प्रदान करता है।
सहयोग, संचार और सामग्री प्रबंधन के लिए व्यवसायों और संगठनों द्वारा शेयरपॉइंट का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। इसका उपयोग दस्तावेज़ साझाकरण, कार्य प्रबंधन, परियोजना प्रबंधन और बहुत कुछ के लिए किया जा सकता है।
मैं किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित रखूँ?
किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित करने के लिए, आपको फ़ोल्डर-स्तरीय अनुमतियाँ सक्षम करने की आवश्यकता होगी। यह उस फ़ोल्डर में जाकर किया जा सकता है जिसे आप पासवर्ड से सुरक्षित करना चाहते हैं और सेटिंग्स मेनू से शेयरिंग का चयन करके किया जा सकता है। वहां से, आप संपादन का चयन कर सकते हैं और फिर साइन-इन की आवश्यकता बॉक्स को चेक कर सकते हैं। इसके बाद, आप उस उपयोगकर्ता का उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं जिससे आप फ़ोल्डर की सुरक्षा करना चाहते हैं।
एक बार जब आप फ़ोल्डर-स्तरीय अनुमतियाँ सक्षम कर लेते हैं, तो आप अतिरिक्त सुरक्षा उपाय भी सेट कर सकते हैं। इसमें सामग्री अनुमोदन स्थापित करना, आइटम-स्तरीय सुरक्षा स्थापित करना और बाहरी नेटवर्क से सुरक्षित पहुंच स्थापित करना शामिल है। ये सभी उपाय यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि शेयरपॉइंट फ़ोल्डर की सामग्री सुरक्षित है और केवल उन उपयोगकर्ताओं द्वारा ही पहुंच योग्य है जिन्हें आपने पहुंच प्रदान की है।
मैं पासवर्ड-सुरक्षित फ़ोल्डर कैसे साझा करूँ?
एक बार जब आप शेयरपॉइंट में किसी फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित कर लेते हैं, तो आप इसे अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप साझा करना चाहते हैं और सेटिंग्स मेनू से साझा करें का चयन करें। वहां से, आप उस उपयोगकर्ता का ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं जिसके साथ आप फ़ोल्डर साझा करना चाहते हैं। इसके बाद उपयोगकर्ता को फ़ोल्डर के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा।
जब उपयोगकर्ता लिंक पर क्लिक करता है, तो उनसे वह पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाएगा जो आपने फ़ोल्डर-स्तरीय अनुमतियां सक्षम करते समय सेट किया था। एक बार जब वे सही पासवर्ड दर्ज कर लेंगे, तो वे फ़ोल्डर की सामग्री तक पहुंच सकेंगे। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि उपयोगकर्ता फ़ोल्डर की सामग्री को केवल तभी देख और संपादित कर पाएंगे जब उन्हें आवश्यक अनुमतियां दी गई हों।
सिंक्रनाइज़ किए गए कई वीडियो चलाएं
क्या मैं कुछ लोगों तक पहुंच प्रतिबंधित कर सकता हूं?
हां, आप पासवर्ड से सुरक्षित शेयरपॉइंट फ़ोल्डर में कुछ लोगों तक पहुंच प्रतिबंधित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए अद्वितीय अनुमतियाँ सेट करने की आवश्यकता होगी। यह उस फ़ोल्डर पर जाकर किया जा सकता है जिस तक आप पहुंच प्रतिबंधित करना चाहते हैं और सेटिंग्स मेनू से शेयरिंग का चयन करें। वहां से, आप संपादन का चयन कर सकते हैं और फिर अद्वितीय अनुमतियाँ बॉक्स का चयन कर सकते हैं।
एक बार जब आप अद्वितीय अनुमतियाँ सक्षम कर लेते हैं, तो आप फ़ोल्डर से उपयोगकर्ताओं को जोड़ या हटा सकते हैं। आप प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए पहुंच के विभिन्न स्तर भी निर्धारित कर सकते हैं, जैसे दृश्य, संपादन, या पूर्ण नियंत्रण। अद्वितीय अनुमतियाँ सेट करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि फ़ोल्डर की सामग्री तक केवल कुछ खास लोगों की ही पहुँच हो।
मैं शेयरपॉइंट फ़ोल्डर से पासवर्ड कैसे हटाऊं?
किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर से पासवर्ड हटाने के लिए, आपको फ़ोल्डर-स्तरीय अनुमतियों को अक्षम करना होगा। यह उस फ़ोल्डर में जाकर किया जा सकता है जिससे आप पासवर्ड हटाना चाहते हैं और सेटिंग्स मेनू से शेयरिंग का चयन करें। वहां से, आप संपादित करें का चयन कर सकते हैं और फिर साइन-इन की आवश्यकता बॉक्स को अनचेक कर सकते हैं।
एक बार पासवर्ड हटा दिए जाने के बाद, फ़ोल्डर पासवर्ड से सुरक्षित नहीं रहेगा। हालाँकि, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि फ़ोल्डर अभी भी उन सभी उपयोगकर्ताओं को दिखाई देगा जिन्हें पहुंच प्रदान की गई है। यदि आप फ़ोल्डर तक पहुंच सीमित करना चाहते हैं, तो आप अद्वितीय अनुमतियां सेट कर सकते हैं या आइटम-स्तरीय सुरक्षा सेट कर सकते हैं।
इस आलेख में बताए गए चरणों का पालन करके, आप आसानी से किसी शेयरपॉइंट फ़ोल्डर को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं। इससे आपको अपना संवेदनशील डेटा सुरक्षित रखने और अनधिकृत पहुंच को रोकने में मदद मिलेगी। यह एक अपेक्षाकृत सरल प्रक्रिया है जिसके लिए अधिक तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं होती है और इसे शीघ्रता से किया जा सकता है। इसके अलावा, यह सुनिश्चित करता है कि आपका डेटा सुरक्षित रखा गया है, साथ ही यह आपको फ़ोल्डर को दूसरों के साथ साझा करने की अनुमति भी देता है।
