Sharepoint Office 365 में दस्तावेज़ कैसे टैग करें?

क्या आप SharePoint Office 365 में अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने का कोई तरीका ढूंढ रहे हैं? दस्तावेज़ों को टैग करना आपके दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने और ज़रूरत पड़ने पर उन्हें ढूंढना आपके लिए आसान बनाने का एक प्रभावी तरीका है। इस लेख में, हम SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करने की सर्वोत्तम प्रथाओं और आरंभ करने के तरीके पर चर्चा करेंगे। इस सरल लेकिन शक्तिशाली संगठनात्मक उपकरण के बारे में अधिक जानने के लिए आगे पढ़ें।

• दस्तावेज़ों वाली SharePoint लाइब्रेरी खोलें।
• उस दस्तावेज़ या दस्तावेज़ का चयन करें जिसे आप टैग करना चाहते हैं।
• 'टैग दस्तावेज़' आइकन पर क्लिक करें।
• वे टैग टाइप करें जिन्हें आप दस्तावेज़ में जोड़ना चाहते हैं।
• टैग सहेजने के लिए 'सहेजें' बटन पर क्लिक करें।

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को कैसे टैग करें

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करना आपके दस्तावेज़ प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने और यह सुनिश्चित करने का एक प्रभावी तरीका है कि दस्तावेज़ों को ढूंढना और उन तक पहुंचना आसान है। सही टैगिंग रणनीति के साथ, उपयोगकर्ता न्यूनतम प्रयास के साथ अपने आवश्यक दस्तावेज़ों को तुरंत खोज और पा सकते हैं। यह आलेख SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करने के तरीके का विस्तृत अवलोकन प्रदान करेगा।

दस्तावेज़ टैगिंग क्या है?

दस्तावेज़ टैगिंग दस्तावेज़ों को वर्गीकृत और व्यवस्थित करने के लिए कीवर्ड या टैग निर्दिष्ट करने की प्रक्रिया है। टैग का उपयोग आम तौर पर दस्तावेज़ की सामग्री, उद्देश्य और दर्शकों का वर्णन करने के लिए किया जाता है, जिससे अधिक कुशल खोज और पुनर्प्राप्ति की अनुमति मिलती है। यह उन संगठनों के लिए विशेष रूप से फायदेमंद हो सकता है जिनके पास बड़ी संख्या में दस्तावेज़ हैं और उन्हें व्यवस्थित रखने के लिए एक आसान तरीके की आवश्यकता है।

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ टैगिंग के लाभ

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ टैग करने से कई लाभ मिल सकते हैं, जैसे:

• बेहतर संगठन: दस्तावेज़ों को टैग करने से उपयोगकर्ता अपनी ज़रूरत के दस्तावेज़ों को जल्दी और आसानी से खोज और पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
• बेहतर उत्पादकता: दस्तावेज़ों को ढूंढना आसान बनाकर, उन्हें खोजने में लगने वाले समय को कम किया जा सकता है।
• उन्नत सुरक्षा: सही टैगिंग रणनीति के साथ, उपयोगकर्ता अधिक आश्वस्त हो सकते हैं कि संवेदनशील दस्तावेज़ सुरक्षित रूप से संग्रहीत किए जा रहे हैं।

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को कैसे टैग करें

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करना एक सीधी प्रक्रिया है जिसे कुछ चरणों में पूरा किया जा सकता है। आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए यहां चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:

• चरण 1: अपने SharePoint खाते में लॉग इन करें।
• चरण 2: दस्तावेज़ लाइब्रेरी खोलें जहाँ आप दस्तावेज़ों को टैग करना चाहते हैं।
• चरण 3: वह दस्तावेज़ चुनें जिसे आप टैग करना चाहते हैं।
• चरण 4: रिबन मेनू पर टैग और नोट्स विकल्प पर क्लिक करें।
• चरण 5: वे टैग दर्ज करें जिन्हें आप दस्तावेज़ में निर्दिष्ट करना चाहते हैं।
• चरण 6: टैग सहेजने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।
• चरण 7: प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए चरण दोहराएँ जिसे आप टैग करना चाहते हैं।

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करने की सर्वोत्तम प्रक्रियाएँ

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ टैग करते समय, निम्नलिखित सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है:

• एक सुसंगत टैगिंग प्रणाली बनाएं: एक मानकीकृत टैगिंग प्रणाली बनाएं जो समझने और उपयोग करने में आसान हो।
• स्पष्ट और वर्णनात्मक टैग का उपयोग करें: ऐसे टैग का उपयोग करें जो दस्तावेज़ की सामग्री, उद्देश्य और दर्शकों का स्पष्ट और सटीक वर्णन करें।
• टैग को अद्यतित रखें: यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे प्रासंगिक और सटीक बने रहें, समय-समय पर टैग की समीक्षा और अद्यतन करें।
• उचित सुरक्षा सुनिश्चित करें: सुनिश्चित करें कि केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही टैग तक पहुंच और संपादन कर सकें।

SharePoint Office 365 में टैग का उपयोग कैसे करें

एक बार दस्तावेज़ टैग हो जाने के बाद, उपयोगकर्ता SharePoint Office 365 में खोज और फ़िल्टरिंग क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता विशिष्ट टैग वाले दस्तावेज़ों को तुरंत ढूंढने के लिए टैग विकल्प द्वारा फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता कुछ कीवर्ड या वाक्यांशों वाले दस्तावेज़ों को खोजने के लिए टैग द्वारा खोजें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

SharePoint Office 365 में टैग कैसे प्रबंधित करें

SharePoint Office 365 उपयोगकर्ताओं को टैग प्रबंधित करने और यह सुनिश्चित करने की क्षमता भी प्रदान करता है कि वे व्यवस्थित और अद्यतित रहें। टैग प्रबंधित करने के लिए, उपयोगकर्ता रिबन मेनू में टैग प्रबंधित करें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। यह उपयोगकर्ताओं को आवश्यकतानुसार टैग बनाने, संपादित करने और हटाने की अनुमति देता है।

SharePoint Office 365 में टैग कैसे देखें

SharePoint Office 365 में टैग देखने के लिए, उपयोगकर्ता रिबन मेनू में टैग देखें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। इससे दस्तावेज़ से जुड़े सभी टैग की एक सूची खुल जाएगी, जिससे आवश्यकतानुसार टैग को तुरंत देखना और संपादित करना आसान हो जाएगा।

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निष्कर्ष

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करना दस्तावेज़ प्रबंधन को सुव्यवस्थित करने और यह सुनिश्चित करने का एक प्रभावी तरीका है कि दस्तावेज़ों को ढूंढना और उन तक पहुँचना आसान है। टैगिंग रणनीति को लागू करने और टैगिंग के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने के लिए समय निकालकर, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों का शीघ्रता से पता लगाने के लिए SharePoint Office 365 में खोज और फ़िल्टरिंग क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं।

संबंधित अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

SharePoint टैगिंग क्या है?

SharePoint टैगिंग दस्तावेज़ों को वर्गीकृत और व्यवस्थित करने के लिए उनमें लेबल या टैग जोड़ने की प्रक्रिया है। ये टैग उपयोगकर्ताओं को किसी निश्चित विषय या प्रोजेक्ट से संबंधित दस्तावेज़ों और अन्य सामग्री का तुरंत पता लगाने की अनुमति देते हैं। टैग को उपयोगकर्ताओं द्वारा दस्तावेज़ों में मैन्युअल रूप से जोड़ा जा सकता है, या उन्हें SharePoint द्वारा स्वचालित रूप से जोड़ा जा सकता है। टैग को कई SharePoint साइटों पर भी साझा किया जा सकता है, जिससे दस्तावेज़ों को खोजना और ढूंढना आसान हो जाता है।

SharePoint टैगिंग सामग्री के साथ उपयोगकर्ता की सहभागिता बढ़ाने में भी मदद करती है। उपयोगकर्ताओं को उनकी रुचियों से संबंधित सामग्री शीघ्रता से ढूंढने की अनुमति देकर, उनके साइट पर अधिक समय तक लगे रहने और बने रहने की संभावना अधिक होती है। इससे उपयोगकर्ता द्वारा SharePoint को अपनाने में वृद्धि हो सकती है और समग्र रूप से उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार हो सकता है।

मैं SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को कैसे टैग करूँ?

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ टैग करना आसान है। दस्तावेज़ लाइब्रेरी में, वह दस्तावेज़ चुनें जिसे आप टैग करना चाहते हैं। फिर रिबन में टैग और नोट्स आइकन पर क्लिक करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप वे टैग दर्ज कर सकते हैं जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं। आप प्रत्येक दस्तावेज़ में एकाधिक टैग जोड़ सकते हैं, और ये टैग उन सभी को दिखाई देंगे जिनके पास दस्तावेज़ तक पहुंच है।

एक बार टैग जोड़ने के बाद, इसका उपयोग लाइब्रेरी में संबंधित दस्तावेज़ों को तुरंत ढूंढने के लिए किया जा सकता है। किसी विशेष टैग वाले दस्तावेज़ों को खोजने के लिए, बस खोज बॉक्स में टैग नाम दर्ज करें। फिर SharePoint उस टैग के साथ सभी दस्तावेज़ों की एक सूची प्रदर्शित करेगा। इससे उन दस्तावेज़ों को ढूंढना आसान हो जाता है जो किसी विशेष विषय या परियोजना से संबंधित हैं।

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SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करने के क्या लाभ हैं?

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ टैग करने से कई लाभ मिलते हैं। सबसे पहले, यह उपयोगकर्ताओं को संबंधित दस्तावेज़ों और सामग्री को शीघ्रता से खोजने की अनुमति देता है। इससे उपयोगकर्ताओं के लिए कई दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से छानने में समय बर्बाद किए बिना अपनी आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान हो जाता है।

दूसरा, दस्तावेज़ों को टैग करने से उपयोगकर्ता सहभागिता को बेहतर बनाने में भी मदद मिलती है। उपयोगकर्ताओं को संबंधित सामग्री शीघ्रता से ढूंढने की अनुमति देकर, उनके साइट पर अधिक समय तक रहने और सामग्री के साथ अधिक संलग्न होने की संभावना अधिक होती है। इससे SharePoint को उपयोगकर्ता द्वारा अपनाने में मदद मिलती है और समग्र उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार होता है। अंत में, दस्तावेज़ों को टैग करने से दस्तावेज़ों और सामग्री को व्यवस्थित करने में भी मदद मिलती है, जिससे उपयोगकर्ताओं के लिए उन्हें जो चाहिए उसे ढूंढना आसान हो जाता है।

मैं SharePoint Office 365 में टैग कैसे प्रबंधित करूँ?

SharePoint Office 365 में टैग प्रबंधित करना आसान है। टैग प्रबंधित करने के लिए, वह लाइब्रेरी खोलें जहाँ आप टैग प्रबंधित करना चाहते हैं। फिर रिबन में टैग और नोट्स आइकन पर क्लिक करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप टैग देख सकते हैं, जोड़ सकते हैं और हटा सकते हैं। आप मौजूदा टैग का नाम भी बदल सकते हैं और प्रत्येक टैग में नोट्स जोड़ सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, आप प्रत्येक टैग से जुड़े दस्तावेज़ों की एक सूची देख सकते हैं। यह आपको किसी निश्चित विषय या प्रोजेक्ट से संबंधित दस्तावेज़ों को शीघ्रता से ढूंढने की अनुमति देता है। आप इस विंडो से दस्तावेज़ों में टैग भी जोड़ सकते हैं, जिससे एक साथ कई दस्तावेज़ों में जल्दी से टैग जोड़ना आसान हो जाता है।

क्या मैं अनेक SharePoint साइटों पर टैग साझा कर सकता हूँ?

हाँ, आप एकाधिक SharePoint साइटों पर टैग साझा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, वह लाइब्रेरी खोलें जहां आप टैग साझा करना चाहते हैं। फिर रिबन में टैग और नोट्स आइकन पर क्लिक करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप टैग देख सकते हैं, जोड़ सकते हैं और हटा सकते हैं।

टैग साझा करने के लिए, टैग के आगे शेयर बटन पर क्लिक करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप उन SharePoint साइटों का चयन कर सकते हैं जिनके साथ आप टैग साझा करना चाहते हैं। एक बार जब आप साइटें चुन लें, तो उन साइटों के साथ टैग साझा करने के लिए शेयर पर क्लिक करें। यह उपयोगकर्ताओं को उन दस्तावेज़ों को शीघ्रता से ढूंढने की अनुमति देता है जो किसी निश्चित विषय या प्रोजेक्ट से संबंधित हैं, भले ही वे किसी भी SharePoint साइट पर हों।

क्या मैं SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से टैग कर सकता हूँ?

हाँ, आप SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से टैग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, वह लाइब्रेरी खोलें जहाँ आप टैग जोड़ना चाहते हैं। फिर रिबन में टैग और नोट्स आइकन पर क्लिक करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप टैग देख सकते हैं, जोड़ सकते हैं और हटा सकते हैं।

एक बार जब आप वे टैग बना लेते हैं जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो आप एक स्वचालित टैगिंग वर्कफ़्लो सेट कर सकते हैं। जैसे ही दस्तावेज़ अपलोड या संशोधित होंगे, यह वर्कफ़्लो स्वचालित रूप से उनमें टैग जोड़ देगा। इससे यह सुनिश्चित करना आसान हो जाता है कि दस्तावेज़ हमेशा ठीक से लेबल किए गए और व्यवस्थित किए गए हैं। स्वचालित वर्कफ़्लो को किसी विशिष्ट शेड्यूल पर चलाने के लिए सेट किया जा सकता है या विशिष्ट घटनाओं द्वारा ट्रिगर किया जा सकता है।

SharePoint Office 365 में दस्तावेज़ों को टैग करना व्यवस्थित रहने और दस्तावेज़ों को शीघ्रता से ढूंढने का एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी तरीका है। बस कुछ सरल चरणों के साथ, आप तुरंत टैग सेट कर सकते हैं और उन्हें कुछ ही समय में दस्तावेज़ों पर लागू कर सकते हैं। यह दस्तावेज़ प्रबंधन को आसान बनाने में मदद कर सकता है, साथ ही यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकता है कि कार्यालय में हर कोई अपनी ज़रूरत के दस्तावेज़ तुरंत ढूंढने में सक्षम है। SharePoint Office 365 के साथ, आप दस्तावेज़ प्रबंधन को आसान बना सकते हैं।