शेयरपॉइंट में एक साझा एक्सेल फ़ाइल कैसे बनाएं?

SharePoint में Excel फ़ाइल बनाना यह सुनिश्चित करने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है कि आपकी टीम के सभी लोगों के पास एक ही दस्तावेज़ तक पहुंच हो, चाहे वे कहीं भी स्थित हों। यह मार्गदर्शिका आपको SharePoint में साझा Excel फ़ाइल बनाने का तरीका बताएगी, साथ ही इस प्रणाली का उपयोग करने के लाभ भी बताएगी। इस गाइड के साथ, आप SharePoint में Excel फ़ाइल साझा करने के लाभों का लाभ उठा सकेंगे, और इसे पूरा करने के सरल चरणों को सीख सकेंगे।

शेयरपॉइंट में एक साझा एक्सेल फ़ाइल बनाना: Sharepoint में साझा Excel फ़ाइल बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

अपने वेब ब्राउज़र में शेयरपॉइंट खोलें।
वह लाइब्रेरी चुनें जहां आप फ़ाइल संग्रहीत करना चाहते हैं।
एक्सेल फ़ाइल अपलोड करने के लिए अपलोड बटन पर क्लिक करें।
एक बार फ़ाइल अपलोड हो जाने पर, उसे खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
फ़ाइल टैब पर जाएँ और शेयर चुनें।
उन लोगों के नाम दर्ज करें जिनके साथ आप फ़ाइल साझा करना चाहते हैं।
पहुंच का वह स्तर चुनें जो आप उन्हें देना चाहते हैं।
समाप्त करने के लिए साझा करें पर क्लिक करें।

शेयरपॉइंट में एक साझा एक्सेल फ़ाइल कैसे बनाएं

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SharePoint में साझा एक्सेल फ़ाइल कैसे बनाएं?

SharePoint एक शक्तिशाली क्लाउड-आधारित सहयोग उपकरण है जो संगठनों को दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट और अन्य डिजिटल संपत्तियों को संग्रहीत करने, एक्सेस करने और सहयोग करने में सक्षम बनाता है। कई कंपनियां अपने डेटा और दस्तावेज़ों को क्लाउड में होस्ट करने के लिए SharePoint का उपयोग करती हैं, और यह सहकर्मियों और बाहरी भागीदारों के साथ एक्सेल स्प्रेडशीट साझा करने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है।

SharePoint में एक साझा एक्सेल फ़ाइल बनाना आसान और सीधा है, और इसके लिए बस कुछ सरल चरणों की आवश्यकता होती है। इस लेख में, हम बताएंगे कि यह कैसे करना है।

चरण 1: एक्सेल फ़ाइल को SharePoint पर अपलोड करें

SharePoint में साझा Excel फ़ाइल बनाने का पहला चरण फ़ाइल को SharePoint साइट पर अपलोड करना है। ऐसा करने के लिए, आपको अपने SharePoint खाते में लॉग इन करना होगा और दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर नेविगेट करना होगा जहां आप फ़ाइल संग्रहीत करना चाहते हैं। एक बार जब आप दस्तावेज़ लाइब्रेरी में हों, तो अपलोड बटन पर क्लिक करें और अपने कंप्यूटर से एक्सेल फ़ाइल का चयन करें।

एक बार फ़ाइल अपलोड हो जाने के बाद, आप इसे एक नाम दे सकते हैं और फ़ाइल के बारे में कोई भी अतिरिक्त जानकारी संग्रहीत करना चाहते हैं। जब आपका काम पूरा हो जाए, तो सहेजें पर क्लिक करें और फ़ाइल SharePoint साइट पर अपलोड हो जाएगी।

चरण 2: सुरक्षा और अनुमतियाँ सेट करें

एक बार जब फ़ाइल SharePoint पर अपलोड हो जाती है, तो अगला चरण फ़ाइल के लिए सुरक्षा और अनुमतियाँ सेट करना होता है। यह निर्धारित करेगा कि फ़ाइल तक कौन पहुंच सकता है और वे इसके साथ क्या कर सकते हैं। सुरक्षा और अनुमतियाँ सेट करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और अनुमतियाँ चुनें।

यहां से, आप फ़ाइल के लिए अनुमतियाँ सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप फ़ाइल को सार्वजनिक कर सकते हैं ताकि लिंक वाला कोई भी व्यक्ति उस तक पहुंच सके, या आप इसे निजी बना सकते हैं और विशिष्ट लोगों तक पहुंच प्रतिबंधित कर सकते हैं। आप विभिन्न उपयोगकर्ताओं या समूहों के लिए विशिष्ट अनुमति स्तर, जैसे पढ़ें या संपादित करें, भी सेट कर सकते हैं।

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चरण 3: एक्सेल फ़ाइल साझा करें

एक बार सुरक्षा और अनुमतियाँ सेट हो जाने के बाद, अगला चरण एक्सेल फ़ाइल को साझा करना है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में शेयर बटन पर क्लिक करें और उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करें जिनके साथ आप फ़ाइल साझा करना चाहते हैं। आप यह समझाने के लिए एक संदेश भी जोड़ सकते हैं कि आप फ़ाइल क्यों साझा कर रहे हैं।

जब आपका काम पूरा हो जाए, तो भेजें पर क्लिक करें और फ़ाइल आपके द्वारा निर्दिष्ट लोगों के साथ साझा की जाएगी। उन्हें फ़ाइल के लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होगा, और वे अपने SharePoint खाते का उपयोग करके उस तक पहुंच सकेंगे।

चरण 4: फ़ाइल अधिसूचनाएँ सेट करें

एक बार एक्सेल फ़ाइल साझा हो जाने के बाद, अगला चरण फ़ाइल सूचनाएं सेट करना है। इससे जब भी कोई फ़ाइल में परिवर्तन करेगा तो आपको सूचित किया जा सकेगा। फ़ाइल सूचनाएं सेट करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और अलर्ट चुनें।

यहां से आप चुन सकते हैं कि आप किस प्रकार की सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, जब भी फ़ाइल को संशोधित किया जाता है, जब कोई फ़ाइल पर टिप्पणी करता है, या जब कोई नया संस्करण बनाता है, तो आपको सूचित किया जा सकता है। एक बार नोटिफिकेशन सेट हो जाने के बाद, जब भी कोई फ़ाइल में बदलाव करेगा तो आपको अलर्ट कर दिया जाएगा।

चरण 5: एक्सेल फ़ाइल पर सहयोग करें

अंतिम चरण एक्सेल फ़ाइल पर सहयोग करना है। SharePoint वास्तविक समय में फ़ाइलों पर सहयोग करना आसान बनाता है, और आप इसे अभी बनाई गई एक्सेल फ़ाइल के साथ कर सकते हैं। सहयोग शुरू करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सहयोग बटन पर क्लिक करें और ब्राउज़र में संपादित करें का चयन करें।

इससे ब्राउज़र में एक्सेल फ़ाइल खुल जाएगी, और आप और आपके सहयोगी वास्तविक समय में फ़ाइल में बदलाव कर पाएंगे। आप चैट विंडो में एक-दूसरे से चैट भी कर सकते हैं और सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाएंगे।

चरण 6: एक्सेल फ़ाइल डाउनलोड करें

जब आप एक्सेल फ़ाइल पर सहयोग करना समाप्त कर लें, तो आप इसे अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में डाउनलोड बटन पर क्लिक करें और एक्सेल के रूप में डाउनलोड का चयन करें। इससे फ़ाइल आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड हो जाएगी, और फिर आप इसे अपनी इच्छानुसार उपयोग कर सकते हैं।

चरण 7: संस्करण नियंत्रण प्रबंधित करें

SharePoint एक्सेल फ़ाइल के लिए संस्करण नियंत्रण को प्रबंधित करना भी आसान बनाता है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और संस्करण इतिहास चुनें। इससे फ़ाइल के सभी संस्करणों की एक सूची खुल जाएगी, और आप समय के साथ फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों को देख सकते हैं।

यदि आपको आवश्यकता हो तो आप फ़ाइल के पिछले संस्करण को भी पुनर्स्थापित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उस संस्करण का चयन करें जिसे आप पुनर्स्थापित करना चाहते हैं, पुनर्स्थापना पर क्लिक करें, और संस्करण अपनी पिछली स्थिति में पुनर्स्थापित हो जाएगा।

चरण 8: एक्सेल फ़ाइल को हटाएँ

जब आप एक्सेल फ़ाइल के साथ काम करना समाप्त कर लें, तो आप इसे SharePoint से हटा सकते हैं। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और हटाएँ चुनें। यह फ़ाइल को SharePoint साइट से स्थायी रूप से हटा देगा, और यह अब देखने या डाउनलोड करने के लिए उपलब्ध नहीं होगी।

चरण 9: भंडारण स्थान प्रबंधित करें

जब आप Excel फ़ाइल को प्रबंधित करना समाप्त कर लें, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने संग्रहण स्थान को प्रबंधित कर सकते हैं कि आपके पास अपनी सभी फ़ाइलों के लिए पर्याप्त स्थान है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में स्टोरेज बटन पर क्लिक करें और स्टोरेज प्रबंधित करें चुनें।

यहां से, आप यह देख सकते हैं कि आपने कितना संग्रहण स्थान उपयोग किया है और कितना संग्रहण स्थान छोड़ा है। आप उन फ़ाइलों को भी हटा सकते हैं जिनकी अब आपको संग्रहण स्थान खाली करने की आवश्यकता नहीं है।

चरण 10: फ़ाइल गतिविधि की निगरानी करें

अंत में, आप यह सुनिश्चित करने के लिए फ़ाइल गतिविधि की निगरानी कर सकते हैं कि आपकी फ़ाइलों तक पहुँचा जा रहा है और उचित रूप से उपयोग किया जा रहा है। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ लाइब्रेरी में गतिविधि बटन पर क्लिक करें और मॉनिटर का चयन करें। यह आपको दिखाएगा कि फ़ाइल को किसने और कब एक्सेस किया है, साथ ही फ़ाइल में क्या बदलाव किए गए हैं।

टचपैड पाल

जब भी कोई फ़ाइल तक पहुंचता है या उसमें परिवर्तन करता है तो आप सूचित होने के लिए अलर्ट भी सेट कर सकते हैं। इससे आपको यह ट्रैक करने में मदद मिलेगी कि फ़ाइल तक कौन पहुंच रहा है और वे इसके साथ क्या कर रहे हैं।