Microsoft Teams में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के संपादन को कैसे प्रतिबंधित करें

एक आईटी विशेषज्ञ के रूप में, कुछ चीज़ें हैं जो आप Microsoft Teams में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के संपादन को प्रतिबंधित करने के लिए कर सकते हैं। कुछ सरल युक्तियों का उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं और अवांछित परिवर्तनों से सुरक्षित हैं।

पहली चीज़ जो आप कर सकते हैं वह है दस्तावेज़ को कौन संपादित कर सकता है, इसके लिए अनुमतियाँ सेट करना। यह दस्तावेज़ सेटिंग में जाकर और यह चुनकर किया जा सकता है कि दस्तावेज़ को कौन संपादित कर सकता है। ऐसा करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल उचित अनुमति वाले ही दस्तावेज़ में परिवर्तन कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों के संपादन को प्रतिबंधित करने का दूसरा तरीका दस्तावेज़ संस्करणों का उपयोग करना है। इसका मतलब है कि आप दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करणों को सहेज सकते हैं और फिर नियंत्रित कर सकते हैं कि किसके पास किस संस्करण तक पहुंच है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि दस्तावेज़ के कुछ हिस्सों तक केवल कुछ खास लोगों की ही पहुँच है।

अंत में, आप दस्तावेज़ों के संपादन को प्रतिबंधित करने के लिए पासवर्ड सुरक्षा का भी उपयोग कर सकते हैं। इसका मतलब है कि केवल पासवर्ड वाले ही दस्तावेज़ में बदलाव कर पाएंगे। यह एक अच्छा विकल्प हो सकता है यदि आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि केवल कुछ खास लोगों के पास दस्तावेज़ तक पहुंच है।

इन सुझावों का उपयोग करके, आप Microsoft Teams में दस्तावेज़ों के संपादन को आसानी से प्रतिबंधित कर सकते हैं. ऐसा करके, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं और अवांछित परिवर्तनों से सुरक्षित हैं।

जब भी टीम के मालिक आपकी Microsoft टीम में एक सदस्य जोड़ता है , वे आपको तुरंत अपलोड किए गए दस्तावेज़ों को संपादित करने सहित Microsoft Teams ऐप में सामग्री को संपादित करने और उसमें परिवर्तन करने की अनुमति देते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, Teams ऐप का स्वामी नहीं चाहता कि उसके सदस्य अपलोड की गई फ़ाइल में कोई परिवर्तन करें. इस पोस्ट में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे Microsoft Teams में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के संपादन को प्रतिबंधित करें .

Microsoft Teams में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के संपादन को कैसे प्रतिबंधित करें

Microsoft Teams में अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के संपादन को प्रतिबंधित करने के ये दो तरीके हैं।

• अपलोड किए गए दस्तावेज़ को संपादित करने का अधिकार
• दस्तावेज़ साझा करते समय अनुमतियाँ संपादित करें

ऐसा करने के लिए आपको टीम का मालिक होना चाहिए।

1] लोड किए गए दस्तावेज़ को संपादित करने की अनुमति

अपने साथियों को Teams ऐप में अपलोड की गई फ़ाइलों को हटाने और संपादित करने से रोकने के लिए, आप दस्तावेज़ की अनुमति को इसमें बदल सकते हैं केवल देखें विकल्प। यह विधि तब लागू होती है जब आप शेयरपॉइंट एकीकरण के साथ अपने व्यावसायिक संगठन में Microsoft टीम का उपयोग करते हैं।

यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे कर सकते हैं:

• Teams ऐप खोलें, बाएँ फलक में Teams पर जाएँ > विशिष्ट टीमों और चैनलों का चयन करें > फ़ाइल टैब पर क्लिक करें > इच्छित फ़ाइल(फ़ाइलों) पर क्लिक करें > SharePoint में खोलें।
• इसके बाद, तीन बिंदुओं पर क्लिक करें और प्रस्तावित सूची में से चयन करें अभिगम नियंत्रण . वर्तमान सहभागियों की सूची से, उन सहभागियों का चयन करें जिन्हें आप फ़ाइलों को संपादित करने या हटाने से रोकना चाहते हैं।
• प्रतिभागियों का चयन करने के बाद विकल्प पर क्लिक करें देख सकते हैं (परिवर्तन नहीं कर सकते), जो चयनित प्रतिभागियों को दस्तावेज़ देखने और पढ़ने की अनुमति देता है, लेकिन इसे संपादित नहीं करता।

2] दस्तावेज़ साझा करते समय अनुमति पहुंच संपादित करें

कभी-कभी टीम चैट समूह में अपलोड की गई टीम फ़ाइलें केवल फ़ाइल के स्वामी द्वारा संशोधित की जा सकती हैं। किसी चैट में किसी को जोड़ते समय, अनुमतियाँ तुरंत उस तरह से सेट नहीं होतीं जैसी उन्हें होनी चाहिए, लेकिन Teams को देर हो चुकी है। जैसे ही कोई दस्तावेज़ खोलता है, बाकी सभी को ब्लॉक कर दिया जाता है।

• 'फ़ाइलें' पर जाएँ और उस फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें जिसकी संपादन पहुँच आप बदलना चाहते हैं।
• 'ओपन इन' पर क्लिक करें और फिर कोई भी विकल्प चुनें (ब्राउज़र, टीम या ऐप में खोलें)।
• ऊपरी दाएं कोने में, पर क्लिक करें शेयर करना बटन, और फिर शेयर लिंक पर क्लिक करें।
• एक नयी विंडो खुलेगी। कहने वाले लिंक पर क्लिक करें मौजूदा पहुंच वाले उपयोगकर्ता संपादित कर सकते हैं।
• लिंक सेटिंग्स एक नई विंडो खोलेगी जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है। आप सूची से फ़ाइल अभिगम नियंत्रण विधि का चयन कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं आवेदन करना .
• 'अन्य सेटिंग्स' अनुभाग में संपादन पहुंच को बदलना सुनिश्चित करें। यदि आप इसे बाद में नियंत्रित करना चाहते हैं तो आपके पास फ़ाइल के डाउनलोड को ब्लॉक करने का विकल्प भी है।

निष्कर्ष

यदि आपकी कंपनी के बाहर के सदस्य आपके Teams ऐप में शामिल हो रहे हैं, तो आप उनकी अनुमतियों को प्रतिबंधित कर सकते हैं ताकि वे आपके द्वारा जोड़े गए फ़ोल्डरों और फ़ाइलों को हटा या संशोधित न कर सकें।

इसलिए, इस आलेख से, आप समझ सकते हैं कि कुछ Microsoft टीम उपयोगकर्ताओं तक पहुँच को प्रतिबंधित करना संभव है और इसके लिए टीम्स द्वारा उपयोग की जाने वाली Microsoft SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अतिरिक्त अधिकार प्रबंधन की आवश्यकता होती है। मुझे आशा है कि ये चरण आपको अपने लक्ष्य तक पहुँचने में मदद करेंगे!

क्या टीम के सदस्य फाइल अपलोड कर सकते हैं?

हाँ। यदि फ़ाइल आपके डिवाइस पर उपलब्ध है, तो आप इसे अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ Teams में साझा कर सकते हैं। चैट संदेशों में फ़ाइलें साझा करने के दो तरीके हैं: स्वयं फ़ाइल भेजकर, या चैट विंडो में फ़ाइल का लिंक भेजकर।

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फ़ाइल को एकल या समूह चैट में साझा करें: टेक्स्ट बॉक्स के नीचे, जहां आप अपना संदेश लिख रहे हैं, क्लिक करें फ़ाइल चुनें संलग्न करें . उसके बाद चुनो एक डिस्क या मेरे पीसी से डाउनलोड करें (फ़ाइल कहां है इसके आधार पर)। चुनना शेयर करना या खुला एक फ़ाइल का चयन करने के बाद।

किसी चैनल में अपनी टीम के साथ फ़ाइल साझा करें: चैनल में जहां आप अपना संदेश लिख रहे हैं, 'फ़ाइल चुनें' बटन पर क्लिक करें और उनमें से एक का चयन करें; क्लिक हाल ही का , आपके द्वारा अभी खोली गई फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें एक प्रति डाउनलोड करें . Teams में उन सभी फ़ाइलों में से चुनने के लिए, जिन तक आपकी पहुँच है, चयन करें आदेशों और चैनलों का अवलोकन , और फिर क्लिक करें एक प्रति डाउनलोड करें या एक लिंक साझा करें। फ़ाइल कहाँ सहेजी गई है, इसके आधार पर OneDrive या चुनें मेरे कंप्यूटर से डाउनलोड करें , फिर चुनें एक प्रति डाउनलोड करें या खुला . आप भी चुन सकते हैं डाउनलोड करना फ़ाइलें टैब पर।

क्या मैं Teams में फ़ाइलों को केवल पढ़ने के लिए बना सकता हूँ?

आप Sharepoint या Teams ऐप दस्तावेज़ अनुमति के माध्यम से अनुमति बदल सकते हैं। आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि जब आप किसी सदस्य को जोड़ते हैं, तो वह समूह का स्वामी नहीं होता है, बल्कि समूह का सदस्य या अतिथि होता है।