Microsoft Outlook में मेलबॉक्स का आकार कैसे कम करें और कैसे कम करें

यदि आपका मेलबॉक्स भर रहा है, तो आपको इसका आकार कम करने या कम करने की आवश्यकता हो सकती है। Microsoft Outlook में ऐसा करने के तरीके के बारे में यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं। सबसे पहले, आउटलुक खोलें और फाइल टैब पर जाएं। फिर, विकल्प चुनें और मेल पर क्लिक करें। सेंड / रिसीव हेडिंग के तहत, खाली ट्रैश कहने वाले बटन पर क्लिक करें। यह आपके ट्रैश फ़ोल्डर में मौजूद किसी भी आइटम को हटा देगा और कुछ जगह खाली कर देगा। इसके बाद फोल्डर्स टैब पर जाएं और व्यू सेटिंग्स पर क्लिक करें। सेटिंग्स देखें संवाद बॉक्स के तहत, खाली फ़ोल्डर बटन पर क्लिक करें। यह आपके मेलबॉक्स में कोई भी खाली फ़ोल्डर हटा देगा। अंत में फाइल टैब पर जाएं और क्लीनअप टूल्स पर क्लिक करें। क्लीनअप टूल्स डायलॉग बॉक्स के तहत, मेलबॉक्स क्लीनअप बटन पर क्लिक करें। यह आपको अपने मेलबॉक्स में किसी भी पुराने या अप्रयुक्त आइटम को हटाने की अनुमति देगा। इन चरणों का पालन करके, आप अपने मेलबॉक्स के आकार को कम कर सकते हैं और इसे पूर्ण होने से रोक सकते हैं।

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माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण , आउटलुक के लिए एक क्लाइंट, या एक लाइव ईमेल सेवा, ईमेल और अटैचमेंट को ऑफलाइन सेव करें। जैसे-जैसे आप ईमेल प्राप्त करते और भेजते हैं, डेटाबेस का आकार बढ़ता रहता है। जबकि यह सुनिश्चित करता है कि जब आप इंटरनेट से कनेक्ट नहीं होते हैं तो आप अपने ईमेल तक पहुंच सकते हैं, इसका मतलब यह भी है कि आपका मेलबॉक्स बढ़ता रहता है। इस पोस्ट में, हम समझाएंगे कि आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में मेलबॉक्स आकार को कैसे कम कर सकते हैं और कम कर सकते हैं।

Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को सिकोड़ें और कम करें

बड़े मेलबॉक्स का नुकसान यह है कि यह चीजों को धीमा कर देता है। किसी चीज़ को खोजने और खोजने में अधिक समय लगता है। इसके अलावा, Office 365 जैसे ईमेल सेवा प्रदाता अधिकतम मेलबॉक्स आकार को सीमित करते हैं। इसका मतलब यह है कि जब तक आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में मेलबॉक्स का आकार कम नहीं करते हैं, तब तक आप ईमेल भेजने या प्राप्त करने में सक्षम नहीं होंगे।

आउटलुक मेलबॉक्स का सारा डाटा कहां स्टोर किया जाता है

यदि आप POP या IMAP सुविधा का उपयोग करते हैं, तो सभी फ़ाइलें, ईमेल, फ़ोल्डर, संपर्क आदि एक Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) में संग्रहीत किए जाते हैं। यदि आप किसी Office 365, Exchange, या Outlook.com खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आपका मेलबॉक्स डेटा एक ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) में उपलब्ध है। ईमेल और अटैचमेंट को हटाने से मदद मिल सकती है यदि आप एक पीएसटी फ़ाइल में सभी जानकारी सहेजते हैं, तो यह अपने आप संकुचित नहीं होती है।

नोट: हमने आउटलुक से फाइलों को हटाने के दो और तरीकों पर चर्चा की है। यदि आप उनका उपयोग करते हैं और फिर मैन्युअल रूप से मेलबॉक्स फ़ाइल का आकार कम करते हैं, तो इससे भविष्य में मदद मिलेगी।

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आउटलुक डेटा फ़ाइल को कंप्रेस और सिकोड़ें (.pst)

पीएसटी फ़ाइल का लाभ यह है कि जब ईमेल हटा दिए जाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से पृष्ठभूमि में डेटाबेस को संकुचित कर देता है। संपीड़न प्रक्रिया तब होती है जब आप Outlook का उपयोग नहीं कर रहे होते हैं। आप मैन्युअल रूप से निम्न कार्य करके भी इसे कंप्रेस कर सकते हैं:

1. आउटलुक खोलें और अवांछित वस्तुओं को हटा दें। हटाए जाने पर, फ़ाइलें हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में समाप्त हो जाती हैं। राइट क्लिक करें और इसे साफ़ करें।
2. फ़ाइल > खाता सेटिंग > क्लिक करें अकाउंट सेटिंग .
3. पर स्विच दिनांक फ़ाइलें टैब। उस डेटा फ़ाइल का चयन करें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं। फिर क्लिक करें समायोजन .
4. उन्नत टैब> पर क्लिक करें आउटलुक डेटा फ़ाइल सेटिंग्स।
5. Outlook डेटा फ़ाइल विकल्प संवाद बॉक्स में, क्लिक करें अब कंप्रेस करें और फिर क्लिक करें अच्छा .

PST फ़ाइल के आकार के आधार पर, संपीड़न में कई मिनट लग सकते हैं।

ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल (.ost) को कंप्रेस और सिकोड़ें

कई ईमेल खाते डेटा स्टोर करने के लिए ऑफ़लाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल का उपयोग करते हैं। एक OST या ऑफलाइन आउटलुक डेटा फ़ाइल एक अपवाद के साथ PST या आउटलुक डेटा फ़ाइल के समान है। आप किसी ऑफ़लाइन Outlook डेटा फ़ाइल (.ost) में आयात या निर्यात नहीं कर सकते हैं।

1. क्लिक फ़ाइल > खाता सेटिंग्स, खाता सेटिंग्स .
2. पर दिनांक फ़ाइलें , उस डेटा फ़ाइल पर क्लिक करें जिसे आप कंप्रेस करना चाहते हैं और फिर क्लिक करें समायोजन .
3. आइकन पर क्लिक करें विकसित टैब> आउटलुक डेटा फ़ाइल विकल्प .
4. Outlook डेटा फ़ाइल विकल्प संवाद बॉक्स में, क्लिक करें अब कंप्रेस करें और फिर क्लिक करें अच्छा .

मेल क्लीनअप टूल का उपयोग करें

आउटलुक एक अंतर्निहित मेल क्लीनअप टूल प्रदान करता है, या आप इसका उपयोग कर सकते हैं आउटलुक अटैचमेंट क्लीनअप टूल पुराने और बड़े संदेशों को खोजने के लिए जिन्हें हटाया जा सकता है या PST फ़ाइल में ले जाया जा सकता है। यह उन ईमेल की प्रतियों को भी हटा सकता है जो मेल सर्वर से विरोध करती हैं। कभी-कभी हम सर्वर से फ़ाइलें हटा देते हैं, लेकिन वे अभी भी क्लाइंट पर उपलब्ध होती हैं, स्थान लेती हैं।

मेलबॉक्स क्लीनअप टूल चलाएँ

समूह चैट को म्यूट करने का तरीका स्काइप

1. फ़ाइल > टूल्स > मेलबॉक्स क्लीनअप पर क्लिक करें।
2. मेलबॉक्स आकार देखें, इससे पुराने आइटम ढूंढें, इससे बड़े आइटम ढूंढें, हटाए गए आइटम का आकार देखें, हटाए गए आइटम के लिए खाली फ़ोल्डर, वांछित कार्य चलाने के लिए क्लैश आकार देखें या खाली संघर्ष चुनें।

वार्तालाप सफाई उपकरण का उपयोग करें

ऑफिस 365 के लिए आउटलुक आउटलुक 2019 आउटलुक 2016 बिजनेस आउटलुक 2013 और अन्य के लिए कार्यालय बातचीत क्लीनर उपकरण . वार्तालाप या ईमेल पत्राचार एक और एक ही हैं। 'टॉक टूल' स्मार्ट है। यह प्रत्येक संदेश की सामग्री का मूल्यांकन करेगा, और यदि किसी भी पूर्वावलोकन संदेश में ईमेल का हिस्सा उपलब्ध है, तो वह इसे हटा देगा।

आपके पास Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को संपीड़ित करने और घटाने के लिए तीन अतिरिक्त विकल्प हैं

• चयनित वार्तालाप की स्पष्ट जाँच करता है।
• फ़ोल्डर क्लीनअप चयनित फ़ोल्डर को ब्राउज़ करता है।
• क्लीन फोल्डर और सबफोल्डर्स भी सबफोल्डर्स की जांच करते हैं।

Microsoft Outlook में मेलबॉक्स आकार को कम करने और कम करने में आपकी मदद करने के लिए ये सर्वोत्तम युक्तियाँ हैं। हालांकि, हमेशा सावधान रहें कि गलती से भी महत्वपूर्ण फाइलों को डिलीट न करें।

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