शेयरपॉइंट पर बड़ी फ़ाइलें कैसे अपलोड करें?

SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करना एक कठिन काम हो सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी फ़ाइलें सफलतापूर्वक अपलोड हो जाएं, धैर्य, तकनीकी जानकारी और सही टूल की आवश्यकता होती है। लेकिन चिंता न करें - सही मार्गदर्शन के साथ, आप आसानी से सीख सकते हैं कि SharePoint पर बड़ी फ़ाइलों को जल्दी और सुरक्षित रूप से कैसे अपलोड किया जाए। इस लेख में, हम SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के सर्वोत्तम तरीकों पर चर्चा करेंगे, साथ ही प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए युक्तियाँ और युक्तियाँ भी प्रदान करेंगे। तो, यदि आप यह सीखने के लिए तैयार हैं कि एक पेशेवर की तरह SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें कैसे अपलोड करें, तो आइए शुरू करें!

• अपनी SharePoint साइट पर जाएँ, और उस लाइब्रेरी का चयन करें जिसमें आप फ़ाइल अपलोड करना चाहते हैं।
• रिबन पर अपलोड बटन पर क्लिक करें।
• फ़ाइलें विकल्प चुनें, फिर अपलोड पर क्लिक करें।
• उस फ़ाइल को ब्राउज़ करें जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं और उसे चुनें।
• ओपन बटन पर क्लिक करें.
• फ़ाइल अपलोड होना शुरू हो जाएगी और आपको प्रगति बार दिखाई देगा।
• एक बार फ़ाइल अपलोड हो जाने के बाद, Done बटन पर क्लिक करें।

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SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करना

SharePoint एक क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है जिसका उपयोग संगठनों द्वारा दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, साझा करने और सहयोग करने के लिए किया जाता है, जिसमें 10 जीबी आकार तक की बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने की क्षमता होती है। SharePoint पर बड़ी फ़ाइलों को अपलोड करने की प्रक्रिया काफी सरल है, हालाँकि सफल अपलोड सुनिश्चित करने के लिए कुछ चरणों को ध्यान में रखना होगा।

अपनी फ़ाइल का आकार जांचें

SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने का पहला चरण उस फ़ाइल का आकार जांचना है जिसे आप अपलोड करने का प्रयास कर रहे हैं। SharePoint की अधिकतम फ़ाइल आकार सीमा 10 जीबी है, इसलिए यदि आपकी फ़ाइल इससे बड़ी है, तो इसे अपलोड नहीं किया जा सकेगा। यदि आपकी फ़ाइल इस आकार सीमा से बड़ी है, तो आपको अपलोड करने के लिए फ़ाइल को संपीड़ित करना होगा या छोटे भागों में तोड़ना होगा।

एक लाइब्रेरी बनाएं

SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के लिए, आपको अपनी फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए एक लाइब्रेरी बनाने की आवश्यकता होगी। लाइब्रेरी बनाने के लिए, पहले अपने SharePoint खाते में लॉग इन करें और उस साइट पर जाएँ जहाँ आप अपनी फ़ाइलें अपलोड करना चाहते हैं। एक बार जब आप साइट पर हों, तो पृष्ठ के बाईं ओर लाइब्रेरी टैब पर क्लिक करें। यहां से, एक लाइब्रेरी बनाएं चुनें और इसे एक नाम और विवरण दें।

अपनी फ़ाइल अपलोड करें

एक बार आपकी लाइब्रेरी बन जाने के बाद, आप अपनी फ़ाइल अपलोड करना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपके द्वारा अभी बनाई गई लाइब्रेरी पर जाएँ और पृष्ठ के शीर्ष पर अपलोड विकल्प चुनें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप उस फ़ाइल का चयन कर सकते हैं जिसे आप अपलोड करना चाहते हैं और फिर ओपन पर क्लिक करें।

अपलोड स्थिति जांचें

एक बार आपकी फ़ाइल अपलोड हो जाने के बाद, आप अपलोड की स्थिति देख सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी लाइब्रेरी में जाएँ और पृष्ठ के बाईं ओर स्थित मेनू से अपलोड स्थिति देखें का चयन करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप अपलोड की प्रगति और होने वाली किसी भी त्रुटि या चेतावनी को देख सकते हैं।

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अपनी फ़ाइल साझा करें

एक बार आपकी फ़ाइल सफलतापूर्वक अपलोड हो जाने के बाद, आप इसे अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी लाइब्रेरी में जाएँ और पृष्ठ के बाईं ओर स्थित मेनू से साझा करें का चयन करें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप फ़ाइल साझा करने के लिए उपयोगकर्ताओं या समूहों को जोड़ सकते हैं।

फ़ाइल डाउनलोड करें

एक बार जब आप फ़ाइल को अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर देंगे, तो वे इसे डाउनलोड कर सकेंगे। ऐसा करने के लिए, उन्हें आपकी लाइब्रेरी में नेविगेट करना होगा और पृष्ठ के शीर्ष पर डाउनलोड विकल्प का चयन करना होगा। इससे एक विंडो खुलेगी जहां वे उस फ़ाइल का चयन कर सकते हैं जिसे वे डाउनलोड करना चाहते हैं और फिर डाउनलोड पर क्लिक करें।

फ़ाइल संपादित करें

यदि जिन उपयोगकर्ताओं के साथ आपने फ़ाइल साझा की है, उनके पास आवश्यक अनुमतियाँ हैं, तो वे फ़ाइल को संपादित करने में सक्षम होंगे। ऐसा करने के लिए, उन्हें आपकी लाइब्रेरी में नेविगेट करना होगा और पृष्ठ के शीर्ष पर संपादन विकल्प का चयन करना होगा। इससे एक विंडो खुलेगी जहां वे फ़ाइल में बदलाव कर सकते हैं और फिर सेव पर क्लिक करें।

फ़ाइल में जाँचें

एक बार जब उपयोगकर्ता फ़ाइल का संपादन पूरा कर लें, तो उन्हें फ़ाइल की जांच करनी होगी। ऐसा करने के लिए, उन्हें आपकी लाइब्रेरी में नेविगेट करना होगा और पृष्ठ के शीर्ष पर चेक इन विकल्प का चयन करना होगा। इससे एक विंडो खुलेगी जहां वे एक टिप्पणी दर्ज कर सकते हैं और फ़ाइल में जांच करने का विकल्प चुन सकते हैं।

फ़ाइल की जाँच करें

यदि आपको फ़ाइल में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो आपको पहले फ़ाइल की जाँच करनी होगी। ऐसा करने के लिए, अपनी लाइब्रेरी में जाएँ और पृष्ठ के शीर्ष पर चेक आउट विकल्प चुनें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप एक टिप्पणी दर्ज कर सकते हैं और फ़ाइल की जांच करने का विकल्प चुन सकते हैं।

संस्करण

यदि आपको फ़ाइल में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है, तो आप संस्करण सक्षम कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी लाइब्रेरी में जाएँ और पृष्ठ के बाईं ओर मेनू से संस्करण विकल्प चुनें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप उन वर्जनिंग सेटिंग्स का चयन कर सकते हैं जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं।

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फ़ाइल हटाएँ

यदि आपको अब फ़ाइल की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे हटा सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपनी लाइब्रेरी में जाएँ और पृष्ठ के शीर्ष पर हटाएँ विकल्प चुनें। इससे एक विंडो खुलेगी जहां आप पुष्टि कर सकते हैं कि आप फ़ाइल को हटाना चाहते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

Q1. SharePoint क्या है?

ए1. SharePoint Microsoft द्वारा विकसित एक क्लाउड-आधारित सहयोग प्लेटफ़ॉर्म है। इसे व्यवसायों और टीमों को जानकारी साझा करने, परियोजनाओं का प्रबंधन करने और दस्तावेज़ों पर सहयोग करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। SharePoint उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और साझा करने और उन्हें कहीं से भी एक्सेस करने के लिए एक सुरक्षित प्लेटफ़ॉर्म भी प्रदान करता है। SharePoint व्यवसायों के लिए बड़ी फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत और साझा करने के लिए एक आदर्श मंच है।

SharePoint उपयोगकर्ताओं को वर्कफ़्लो बनाने, अलर्ट और सूचनाएं सेट करने और अनुकूलन और ब्रांडिंग के साथ अपनी साइटों को अनुकूलित करने की भी अनुमति देता है। SharePoint के साथ, उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों को सहयोग करने और साझा करने के लिए अपनी टीम के लिए शीघ्रता से एक निजी वातावरण बना सकते हैं।

Q2. मैं SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें कैसे अपलोड करूं?

ए2. SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के कई तरीके हैं। सबसे आम तरीका फ़ाइल को दस्तावेज़ लाइब्रेरी पर खींचना और छोड़ना है। यह विधि आपको SharePoint साइट पर नेविगेट किए बिना दस्तावेज़ लाइब्रेरी में फ़ाइल को तुरंत अपलोड करने की अनुमति देती है। आप एक साथ कई फ़ाइलों का चयन करने और उन सभी को एक साथ अपलोड करने के लिए एकाधिक फ़ाइलें अपलोड करें विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।

SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने का दूसरा तरीका क्रिएट साइट विकल्प का उपयोग करना है। यह विकल्प आपको SharePoint में एक नई साइट बनाने और फिर सीधे उस पर फ़ाइलें अपलोड करने की अनुमति देता है। SharePoint साइट पर जाए बिना कई बड़ी फ़ाइलों को शीघ्रता से अपलोड करने का यह एक शानदार तरीका है। आप मौजूदा साइटों को प्रबंधित करने और उन पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के लिए साइट प्रबंधित करें विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।

Q3. मैं SharePoint पर किस आकार की फ़ाइल अपलोड कर सकता हूँ?

ए3. आप SharePoint पर अधिकतम फ़ाइल आकार 15GB अपलोड कर सकते हैं, हालाँकि इसे आपके संगठन की नीतियों के आधार पर बदला जा सकता है। SharePoint Microsoft Office दस्तावेज़, PDF, चित्र और वीडियो सहित कई फ़ाइल स्वरूपों का भी समर्थन करता है।

यदि आप 15 जीबी से बड़ी फ़ाइल अपलोड करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप एक नई साइट बनाने और अपनी फ़ाइल को सीधे उस पर अपलोड करने के लिए साइट बनाएं विकल्प का उपयोग कर सकते हैं। SharePoint साइट पर जाए बिना बड़ी फ़ाइलों को शीघ्रता से अपलोड करने का यह एक शानदार तरीका है। आप मौजूदा साइटों को प्रबंधित करने और उन पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के लिए साइट प्रबंधित करें विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।

Q4. क्या बड़ी फ़ाइलों को SharePoint पर अपलोड करने से पहले उन्हें संपीड़ित करने का कोई तरीका है?

ए4. हाँ, आप बड़ी फ़ाइलों को SharePoint पर अपलोड करने से पहले संपीड़ित कर सकते हैं। फ़ाइलों को संपीड़ित करने से फ़ाइल का आकार कम हो सकता है, जिससे उन्हें SharePoint पर अपलोड करना आसान हो जाता है। ऑनलाइन कई मुफ़्त टूल उपलब्ध हैं, जैसे 7-ज़िप, जो आपके लिए फ़ाइलों को संपीड़ित कर सकते हैं।

आप एक नई साइट बनाने और अपनी संपीड़ित फ़ाइलों को सीधे उस पर अपलोड करने के लिए साइट बनाएं विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं। SharePoint साइट पर जाए बिना बड़ी फ़ाइलों को शीघ्रता से अपलोड करने का यह एक शानदार तरीका है। आप मौजूदा साइटों को प्रबंधित करने और उन पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करने के लिए साइट प्रबंधित करें विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।

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Q5. SharePoint पर अपलोड की गई फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए कौन से सुरक्षा उपाय मौजूद हैं?

ए5. प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड की गई फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए SharePoint के पास कई सुरक्षा उपाय हैं। SharePoint पर अपलोड की गई सभी फ़ाइलें एन्क्रिप्टेड और सुरक्षित रूप से संग्रहीत हैं। SharePoint भूमिका-आधारित अभिगम नियंत्रण का भी उपयोग करता है ताकि केवल अधिकृत उपयोगकर्ता ही फ़ाइलों तक पहुँच सकें। इसके अतिरिक्त, SharePoint अतिरिक्त सुरक्षा के लिए दो-कारक प्रमाणीकरण का समर्थन करता है।

SharePoint उपयोगकर्ताओं को अलर्ट और सूचनाएं सेट करने की क्षमता भी प्रदान करता है। यह उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल अपलोड, डाउनलोड या संपादित होने पर सूचित करने की अनुमति देता है। इस तरह, उपयोगकर्ता यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं के पास ही उनकी फ़ाइलों तक पहुंच है। SharePoint उपयोगकर्ताओं को अनुकूलन और ब्रांडिंग के साथ अपनी साइटों को अनुकूलित करने की क्षमता भी प्रदान करता है। इससे व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने की अनुमति मिलती है कि उनका संवेदनशील डेटा सुरक्षित है और केवल अधिकृत उपयोगकर्ताओं के पास ही उस तक पहुंच है।

अंत में, SharePoint पर बड़ी फ़ाइलें अपलोड करना एक चुनौती हो सकती है, लेकिन प्रक्रिया जटिल नहीं है। ड्रैग-एंड-ड्रॉप सुविधा का उपयोग करके, SharePoint के लिए भंडारण सीमाएँ, और यह सुनिश्चित करके कि आपके पास सही अनुमतियाँ हैं, आप किसी भी बड़ी फ़ाइल को SharePoint पर सफलतापूर्वक अपलोड कर सकते हैं। कुछ आसान चरणों के साथ, आप अपनी बड़ी फ़ाइलों को सहकर्मियों और टीम के अन्य सदस्यों के साथ आसानी से साझा कर सकते हैं।