Office 365 में साझा मेलबॉक्स अवधारण नीति कैसे लागू करें

जब आपके डेटा को सुरक्षित रखने की बात आती है, तो आप जो सबसे अच्छा काम कर सकते हैं, वह है Office 365 में एक साझा मेलबॉक्स प्रतिधारण नीति लागू करना। को। साझा मेलबॉक्स अवधारण नीति सेट अप करने के लिए कुछ अलग तरीके हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि आप विकल्पों को समझते हैं और वे कैसे काम करते हैं। सबसे पहले आपको यह तय करना होगा कि आप किस प्रकार का डेटा रखना चाहते हैं और कितने समय के लिए रखना चाहते हैं। दो मुख्य प्रकार के डेटा हैं जिन्हें आप रख सकते हैं: संदेश और आइटम। संदेश सबसे सामान्य प्रकार का डेटा है जिसे लोग रखना चाहते हैं। आप संदेशों को एक निर्धारित अवधि के लिए रख सकते हैं, या आप उन्हें हमेशा के लिए रख सकते हैं। आइटम कम आम हैं, लेकिन वे उतने ही महत्वपूर्ण हो सकते हैं। आइटम में संपर्क सूची, कैलेंडर आइटम और कार्य जैसी चीज़ें शामिल हैं। आप वस्तुओं को एक निर्धारित अवधि के लिए रख सकते हैं, या आप उन्हें हमेशा के लिए रख सकते हैं। एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप किस प्रकार का डेटा रखना चाहते हैं, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि आप इसे कितने समय तक रखना चाहते हैं। तीन मुख्य विकल्प हैं: 1. एक निश्चित समय तक रखें 2. हमेशा के लिए रखें 3. समय की एक निर्धारित अवधि के बाद हटाएं प्रत्येक विकल्प के अपने लाभ और कमियां हैं, इसलिए निर्णय लेने से पहले आपको उन्हें सावधानीपूर्वक तौलना होगा। एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप किस प्रकार का डेटा रखना चाहते हैं और कितने समय के लिए, तो आपको अपनी अवधारण नीति सेट अप करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के कुछ अलग तरीके हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनिश्चित करना है कि आप विकल्पों को समझें और वे कैसे काम करते हैं। प्रतिधारण नीति स्थापित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है Office 365 में अंतर्निहित विकल्पों का उपयोग करना। ऐसा करने के लिए, Office 365 व्यवस्थापन केंद्र पर जाएँ और 'अनुपालन' टैब पर क्लिक करें। वहां से, आपको अनुपालन विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी। 'प्रतिधारण' अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें और 'प्रतिधारण नीति जोड़ें' लिंक पर क्लिक करें। यह आपको प्रतिधारण नीति विज़ार्ड पर ले जाएगा। सबसे पहले आपको अपनी पॉलिसी को एक नाम देना होगा। फिर, आपको उस डेटा के प्रकार का चयन करना होगा जिसे आप रखना चाहते हैं और कितने समय के लिए। आप नीति को सभी उपयोगकर्ताओं या केवल विशिष्ट उपयोगकर्ताओं पर लागू करना भी चुन सकते हैं। एक बार जब आप अपना चयन कर लेते हैं, तो 'सहेजें' बटन पर क्लिक करें। आपकी नीति अब आपके द्वारा चुने गए सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होगी। यदि आप नीति को केवल विशिष्ट उपयोगकर्ताओं पर लागू करना चाहते हैं, तो आप Office 365 व्यवस्थापन केंद्र में 'अनुपालन' टैब पर जाकर और 'प्रतिधारण' लिंक पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। वहां से, आपको बनाई गई सभी अवधारण नीतियों की सूची दिखाई देगी. वह नीति खोजें जिसे आप विशिष्ट उपयोगकर्ताओं पर लागू करना चाहते हैं और 'संपादन' लिंक पर क्लिक करें। 'दायरा' अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें और 'उपयोगकर्ता जोड़ें' लिंक पर क्लिक करें। वहां से, आप उन विशिष्ट उपयोगकर्ताओं का चयन कर सकते हैं जिन पर आप नीति लागू करना चाहते हैं। एक बार जब आप अपना चयन कर लेते हैं, तो 'सहेजें' बटन पर क्लिक करें। आपकी नीति अब आपके द्वारा चुने गए विशिष्ट उपयोगकर्ताओं पर लागू होगी।

अगर तुम जानना चाहते हो साझा मेलबॉक्स प्रतिधारण नीति कैसे लागू करें ऑफिस 365 में, फिर इस पोस्ट को पढ़ें। अवधारण नीति है भंडारण टैग संग्रह जो यह निर्धारित करते हैं कि फ़ोल्डर और अलग-अलग आइटम (जैसे ईमेल और वॉइसमेल) कैसे स्टोर किए जाते हैं सामान्य मेलबॉक्स संग्रहीत या स्थायी रूप से हटाए जाने से पहले Office 365 में। अनुपालन कारणों से कई व्यावसायिक संगठनों को अपने मेलबॉक्स की सामग्री को सक्रिय रूप से संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। अवधारण नीतियां आपको जानकारी के नुकसान से जुड़े जोखिमों का प्रबंधन करने में मदद करती हैं जो कानूनी जटिलताओं का कारण बन सकती हैं।

Office 365 में साझा मेलबॉक्स अवधारण नीति कैसे लागू करें

किसी साझा मेलबॉक्स में अवधारण नीति लागू करने के लिए, आपको अवधारण टैग और एक नई अवधारण नीति बनानी होगी, टैग को नीति से अनुलग्न करना होगा और फिर नीति को साझा मेलबॉक्स पर लागू करना होगा।

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आप ऐसा कर सकते हैं Office 365 में एक साझा मेलबॉक्स प्रतिधारण नीति लागू करें :

1. EAC में साइन इन करें।
2. व्यक्तिगत अवधारण टैग बनाएँ।
3. एक नई अवधारण नीति बनाएँ।
4. अवधारण नीति में व्यक्तिगत टैग संलग्न करें।
5. साझा किए गए मेलबॉक्स पर प्रतिधारण नीति लागू करें।

आइए इसे विस्तार से देखें।

1] ईएसी में साइन इन करें

अपने व्यवस्थापक क्रेडेंशियल्स का उपयोग करके EAC (https://outlook.office365.com/ecp) में साइन इन करें।

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बख्शीश: अपने Exchange व्यवस्थापक खाते तक पहुँचने के लिए अपने ब्राउज़र का निजी/गुप्त मोड में उपयोग करें। जब आप साइट पर नेविगेट करते हैं तो यह ब्राउज़र को स्वचालित रूप से आपके वर्तमान प्रमाण-पत्रों का चयन करने से रोकेगा।

2] पर्सनल स्टोरेज टैग बनाएं

अवधारण टैग निम्न में से एक हो सकता है तीन प्रकार :

1. डिफ़ॉल्ट नीति टैग (DPT) - पूरे मेलबॉक्स पर स्वचालित रूप से लागू होता है।
2. अवधारण नीति टैग (आरपीटी) - स्वचालित रूप से डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर (इनबॉक्स, प्रेषित, आदि) पर लागू होता है और
3. कर्मचारी दिवस - व्यक्तिगत वस्तुओं और फ़ोल्डरों के लिए उपयोगकर्ताओं द्वारा मैन्युअल रूप से लागू किया गया।

व्यक्तिगत टैग का उपयोग करके, आप डिफ़ॉल्ट नीति टैग या प्रतिधारण नीति टैग के लिए अपवाद बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि डीपीटी कहता है कि 5 साल बाद सभी आइटम हटा दिए जाएं, तो आप 'नोटिफिकेशन' के लिए एक अपवाद बना सकते हैं, जिसे 7 दिनों के बाद व्यक्तिगत टैग का उपयोग करके हटा दिया जाएगा।

व्यक्तिगत टैग बनाने के लिए, इन निर्देशों का पालन करें:

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1. प्रेस अनुपालन प्रबंधन Exchange व्यवस्थापन केंद्र नियंत्रण कक्ष के बाएँ फलक में।
2. फिर क्लिक करें भंडारण टैग पृष्ठ के शीर्ष पर टैब।
3. आपको मौजूदा प्रतिधारण टैग की एक सूची दिखाई देगी। दबाएं प्लस (+) इस सूची के शीर्ष पर आइकन।
4. चुनना उपयोगकर्ताओं द्वारा आइटम और फ़ोल्डर पर लागू (निजी) दिखाई देने वाली ड्रॉप-डाउन सूची में।
5. आने के लिए नाम , कार्रवाई करना, और शेल्फ जीवन टैग करने के लिए उपयोगकर्ताओं द्वारा आइटम और फ़ोल्डर पर लागू किया गया नया टैग (व्यक्तिगत) खिड़की।
6. पर क्लिक करें रखना बटन।

इसी तरह, आप अतिरिक्त टैग बना सकते हैं जो आपकी साझा मेलबॉक्स नीति से जुड़े होंगे।

यह भी पढ़ें: Microsoft Office और Microsoft 365 में क्या अंतर है?

3] एक नई अवधारण नीति बनाएं

1. के लिए जाओ प्रतिधारण नीतियां टैब जो अनुपालन प्रबंधन पृष्ठ के शीर्ष पर दिखाई देता है। आपको मौजूदा नीतियों की एक सूची दिखाई देगी।
2. पर क्लिक करें प्लस (+) एक नई नीति बनाने के लिए आइकन।
3. उपयुक्त दर्ज करें नाम राजनीति के लिए।
4. नीति में एक या अधिक टैग संलग्न करें (जैसा कि अगले भाग में बताया गया है)।
5. पर क्लिक करें रखना बटन।

यह भी पढ़ें: विंडोज 11/10 में समूह नीति प्रबंधन कंसोल स्थापित करें। .

4] अवधारण नीति में व्यक्तिगत टैग संलग्न करें।

1. अवधारण नीति विंडो में, धन चिह्न (+) पर क्लिक करें। यह खुल जाएगा स्टोरेज टैग चुनें उपलब्ध टैग की सूची प्रदर्शित करने वाली एक विंडो।
2. आपके द्वारा बनाए गए व्यक्तिगत टैग का चयन करें और बटन पर क्लिक करें जोड़ना बटन।
3. फिर क्लिक करें ठीक बटन।

5] साझा किए गए मेलबॉक्स में अवधारण नीति लागू करें।

फोटोस्टैम्प रिमूवर

1. अपने Exchange व्यवस्थापक खाते के बाएँ फलक में, क्लिक करें प्राप्तकर्ता .
2. फिर क्लिक करें आम शीर्ष टैब। आपको मौजूदा की एक सूची दिखाई देगी सामान्य मेलबॉक्स .
3. डबल क्लिक करें उस साझा मेलबॉक्स में जिसमें आप नीति लागू करना चाहते हैं।
4. प्रेस मेलबॉक्स सुविधाएँ बाएं पैनल पर।
5. बटन का उपयोग करके एक नीति का चयन करें अवधारण नीति गिरना।
6. पर क्लिक करें रखना बटन।

टिप्पणियाँ:

1. केवल व्यवस्थापक ही Office 365 में साझा किए गए मेलबॉक्सों के लिए अवधारण नीतियाँ बना और लागू कर सकते हैं।
2. उन पर प्रतिधारण नीतियां लागू करने के लिए, आपके मेलबॉक्स में कम से कम 10 एमबी डेटा होना चाहिए।
3. प्रतिधारण नीति को प्रभावी होने में आमतौर पर 7 दिन लगते हैं।
4. आप एक या अधिक अवधारण टैग बना सकते हैं, लेकिन एक समय में एक मेलबॉक्स पर केवल एक अवधारण नीति लागू की जा सकती है। इसलिए, उन सभी टैग्स को संबद्ध करें जिन्हें आप मेलबॉक्स पर लागू करना चाहते हैं, एक एकल अवधारण नीति से संबद्ध करें।

क्या हम एक साझा मेलबॉक्स पर अवधारण नीति लागू कर सकते हैं?

हाँ। आप एक साझा मेलबॉक्स का उपयोग करके अवधारण नीति लागू कर सकते हैं मेलबॉक्स सुविधाएँ विकल्प। इसे नीचे साझा किए गए मेलबॉक्स पर डबल-क्लिक करके पाया जा सकता है आम टैब में प्राप्तकर्ता ईएसी का खंड। ध्यान रखें कि एक मेलबॉक्स पर एक समय में केवल एक ही नीति लागू की जा सकती है। इसलिए, आपको सभी आवश्यक टैग्स को एक नीति के साथ संबद्ध करने की आवश्यकता है जिसे आप मेलबॉक्स पर लागू करने जा रहे हैं।

मैं Office 365 में डिफ़ॉल्ट अवधारण नीति को कैसे बदलूँ?

मैं किसी Office 365 मेलबॉक्स पर अवधारण नीति कैसे लागू करूँ?

आप Office 365 में एक या अधिक मेलबॉक्सेज़ के लिए अवधारण नीति लागू कर सकते हैं। ईएसी का उपयोग करना . एकल मेलबॉक्स में अवधारण नीति लागू करने के लिए, पर जाएँ प्राप्तकर्ता > मेलबॉक्स . फिर वांछित मेलबॉक्स का चयन करें और बटन पर क्लिक करें संपादन करना शीर्ष आइकन। प्रेस मेलबॉक्स peculiarities बाएं। ड्रॉपडाउन सूची से अवधारण नीति का चयन करें और क्लिक करें रखना बटन। एक से अधिक मेलबॉक्स में अवधारण नीति लागू करने के लिए, उपयोग करने वाले कई मेलबॉक्स का चयन करें बदलाव या सीटीआरएल चाबी। फिर सेलेक्ट करें उन्नत विकल्प > अवधारण नीति > ताज़ा करें . फिर वांछित नीति का चयन करें थोक में एक अवधारण नीति असाइन करें और क्लिक करें रखना बटन।